美城苑業主立案法團
第七屆管理委員會第五次會議記錄
日期：2015 年 4月2日（星期四）
時間：晚上八時三十分
地點：美城苑業主立案法團會址 ( 逸城閣地下 )
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出席委員
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鄧耀榮先生
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第七屆管理委員會主席
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〈主席〉
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潘樹榮先生
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第七屆管理委員會副主席
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〈副主席〉
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黃高文先生
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第七屆管理委員會秘書
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〈秘書〉
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鄭蓮冰女士
陳潮盛先生
古玉霜女士
葉建光先生
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第七屆管理委員會司庫
第七屆管理委員會委員
第七屆管理委員會委員
第七屆管理委員會委員
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〈司庫〉
〈委員〉
〈委員〉
〈委員〉
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梁子暉先生
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第七屆管理委員會委員
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〈委員〉
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梁潔芳女士
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第七屆管理委員會委員
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〈委員〉
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缺席委員
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陳景文先生
賴潤霞女士
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第七屆管理委員會委員
第七屆管理委員會委員
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〈委員〉
〈委員〉
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應邀出席者
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黃曉樑先生
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柏齡物業管理有限公司
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〈物業經理〉
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黃志凌先生
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柏齡物業管理有限公司
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〈高級物業主任〉
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陳耀輝先生
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柏齡物業管理有限公司
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〈物業主任〉
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議程：
1.
通過上次會議記錄
2.
商討及議決第一次大維修工程保固期跟進事宜
3.
商討及議決第二次大維修工程顧問服務及籌備工程事宜
4.
商討及議決召開業主周年大會事宜
5.
商討及議決在本苑管制範圍內實施違例泊車罰款事宜
6.
管理公司報告事項
7.
商討及議決財務審查小組提出之各項事宜
8.
商討及議決維修工程監察小組提出之各項事宜
9.
商討及議決環境衛生監察小組提出之各項事宜
10.
商討及議決保安事務監督小組提出之各項事宜
11.
商討及議決文娛康樂策劃小組提出之各項事宜
12.
商討及議決資訊宣傳策略小組提出之各項事宜
13.
商討及議決紀律檢察執行小組提出之各項事宜
14.
續議事項
15.
其他事項
會議內容:
由副主席潘樹榮先生主持會議。
1
通過上次會議記錄
出席委員一致議決通過上次會議記錄。
2
商討及議決第一次大維修工程保固期跟進事宜
2.1 管理處報告,已致函向顧問「李兆民公司」反映仍有12個單位有待進行維修,以及三座大廈外牆冷氣機冷凝水排水喉管與牆身間有孔隙未執抆,要求顧問公司在本年4月2日前回覆跟進安排。顧問「李兆民公司」應提出如何重新檢查所有喉碼與牆身之間的孔隙，而各個案亦應於2015年4月25日前適時完成維修。否則，顧問「李兆民公司」應考慮是否需要委派其他承建商完成必須的維修，按合約條款，相關之費用將在保固金內扣除，如保固金不足以支付其相關費用，將向承建商追討。另外，仍未完成的工程及未完成執修項目和單位個案，需待全數獲確認滿意和完工，才為完工；否則，顧問服務費及工程費的最後一期付款(即5%保固金)安排將未能進入程序。
2.2 顧問「李兆民公司」於本年4月2日書面回覆,表示工程承建商「金輝營造」會通知管理處安排聯絡其中8個單位進行跟進,另有4個單位個案的安排,「李兆民公司」將聯同「金輝營造」期望能與法團和管理公司開會會面,解釋該4個個案的處理方法。 管理處表示,該4個單位個案中,貴城閣3樓某單位房間冷氣機窗台需要安排維修,貴城閣31樓某單位則曾至少兩次在單位內進行維修後仍有牆身滲水,需要外牆搭建棚架以進行徹底維修,而暉城閣14樓某單位和33樓某單位的單位業主則表示未能配合「金輝營造」從單位內進行修補冷氣喉碼與牆身孔隙,認為應在外牆進行維修。
2.3 經討論後,管理委員會議決同意在2015年4月24日(星期五)晚上面見顧問「李兆民公司」和「金輝營造」的代表，聽取其對維修安排的解釋和匯報跟進情況。
3
商討及議決第二次大維修工程顧問服務及籌備工程事宜
3.1 就美城苑大廈維修及翻新工程，法團管理委員會、管理處聯同「博德顧問有限公司」於本年1月29日召開的第四次管理委員會會議上，接見了最低標價工程承辦商「祥利建築公司」及「健煒建築有限公司」。
3.2 顧問公司「博德」於本年3月16日向該兩間承辦商發出信件，通知該兩間承辦商需於本年3月23日或之前以書面回覆及確認當晚會議內容和承諾，並回覆信內其他查詢，並可作出更詳細回應、補充和澄清，而該兩間工程承辦商可按其認為可行的空間下調總標價，該兩間承辦商書面回覆和確認的所有內容將成為工程報價和合約的一部分，對工程承辦商具有法律約束力。
3.3 管理處表示，該兩間承辦商已於3月23日作出書面回覆，但「祥利」只在顧問公司信函(共六頁)指定位置蓋印及簽署確認信函內容，並沒有任何書面補充，亦沒有回覆下調工程總報價；至於「健煒建築」除已在顧問公司信函(共六頁)指定位置蓋印及簽署確認信函內容及承諾成為合約的一部份，「健煒建築」已書面回覆補充指有關信箱、防火門、出路指示牌、圍欄的數量可能有輕微偏差，該公司會按實際數量完成，但不影響工程總金額，「健煒建築」表示是次工程總標價下調5%。
3.4 對於兩間承辦商「祥利」及「健煒建築」於本年3月23日的書面回覆，顧問公司「博德」於本年3月30日向法團提交一份書面分析，內容節錄如下:
3.4.1 「祥利」未有回應工程標書內容工程價格較大差別的項目，包括有數量不符及價錢偏低。顧問公司「博德」認為有理由相信從而會直接影響工程的總價及工程施工的質素，同時增加將來不必要的爭論及工程爛尾的風險。
3.4.2 「祥利」對工程標書內項目涉及消防安全改善工程，防煙門估計數量與現場數量不符。「祥利」的書面回覆未有覆核相關的數量的差價。
3.4.3 「祥利」對工程標書內項目涉及地下大堂鋪砌瓦磚數量偏高及單價偏低，於大廈大堂所採用的過底磚單價過低，而部份的過底磚數量偏高，就以「祥利」未有回覆及澄清的地方估預差價約港幣$741,500元，已經佔該項工程的百分之二十六。
3.4.4 「祥利」對工程標書內項目涉及升降機翻新工程，未有澄清實際數量，其所列升降機數量為12部，而現場實際升降機數量為18部。
3.4.5 「祥利」對工程標書內項目涉及安裝圍欄工程，其所列圍欄面積為20平方米，與圖則不相對，顧問公司「博德」預計圍欄的面積約500平方米。
3.4.6 就「祥利」對上述工程項目內容未有作出回應及澄清，顧問公司「博德」以其標書回覆及顧問公司對工程估算作比較，最大估算差別約港幣$1,911,200元，估工程總價超過百分之十一。
3.4.7 「健煒建築」以書面回覆及澄清部份之工程項目數量有輕微偏差，但於不影響工程金額之情況下，按實際數量完成(包括大堂信箱、圍欄、防煙門及出路指示牌)，情況較「祥利」為佳。
3.4.8 雖然工程標書的投標價被視為全包價(Lump Sum Tender)，承建商需利用工程標書內的總價，根據工程圖則及工料清單的說明來完成標書內的所有工程項目而不能調整工程標書內的總價。
3.4.9 顧問公司「博德」表示根據其上述分析，「祥利」的工程總標偏低及部份項目未有作出澄清，擔心會影響工程施工的質素。
3.4.10 同時擔心「祥利」會增加將來不必要的爭論及工程爛尾的風險。
3.4.11 顧問公司「博德」不建議法團選擇「祥利」為大廈工程的承辦商。
3.5
主席表示，在收到顧問公司「博德」的分析前一天，已制作了一份分析報告，經手機程式先行提供各委員會參閱，而顧問公司的分析與主席的分析吻合。
3.7 主席指出清晰比較後，「祥利」的優點很明顯，就是總工程金額較低。不過，「祥利」的缺點亦需注意，該公司對本苑週邊環境不熟悉，只在報價前到本苑視察過，在這樣的情況下報價的準確度相對於熟悉本苑而言是較低。其以往業績法團沒人認識，無法評估其宣傳資料上的程度是否達標。，另外該公司在面試時表現略為輕浮，回答問題較為閃避，當晚委員們甚至估計是否會減價回覆。對其並不熱衷的表現已帶疑惑及在工程細節文字表述方面較欠清晰，與面試時作風相近，有些問題回避沒有作答，價格沒有調整，誠意不高。
3.8
至於「健煒建築」的優點是現在為本苑的其中一個工程承辦商，已合作了兩三年，對本苑的環境熟悉下去訂定工程費可能較為準確。。而且，該公司在面試時表現，在回答查詢時顯示其專業誠意較高及在工程細節文字表述方面較全面清晰。「健煒建築」的缺點卻是價錢比「祥利」高。
3.9 主席指出，顧問公司「博德」的分析報告已提醒法團，雖然「祥利」需以全包價完成標書內的所有工程項目，但「祥利」工程價偏底及部份項目未有作出澄清，擔心増加將來不要的爭論。由於「祥利」沒有書面確認工程項目內容的數量，將會引起將來的爭論，此外，顧問公司「博德」向「祥利」發出的信函中的第6點各項，就是法團通知「博德」需提出的查詢，因這些查詢正是「香港房屋協會」向法團和美城苑各業主曾書面提到需要向「祥利」查詢及了解的項目，可是，「祥利」沒有任何書面回應。還有，除了考慮工程總額外，也需要從多方面來考慮，以期及早發覺補救，避免將來有爭論，以保障全體業主利益。
3.10 在業主大會上，所有18間落標承辦商皆會供業主選擇，由業主投票決定揀選大廈維修及翻新工程的承辦商。
3.11 有委員提到，是項工程合約的簽定內容，是否包括標書各項及各份書面回覆和書面承諾。主席表示，由於標書和確認信是合約的一部份，故此，在上次面見承辦商時已強調，承辦商不能只口述承諾，必須以文字表達所澄清和確認的項目，在法律上有約束力。
4 商討及議決召開業主周年大會事宜
4.1
管理處報告,因四月份為公開試期間，故未能從附近中學借用場地召開業主周年大會，惟美林邨「佛教黃允畋中學」則可在2015年5月17日借出禮堂。由於需配合「香港房屋協會」所訂需於本年6月11日前完成簽訂大廈維修及翻新工程的合約，有迫切盡快借用場地召開業主周年大會。管理處已聯絡「佛教黃允畋中學」，於本年5月17日中午十二時至下午六時借用其校禮堂，費用為港幣$2,160元。
4.2 經討論後，管理委員會議決通過在2015年5月17日(星期日)下午二時召開業主周年大會。
5 商討及議決在本苑管制範圍內實施違例泊車罰款事宜
5.1 主席表示，在貴城閣對開迴旋處兩旁的車位和車路，以及貴城閣垃圾房對開的車路，時常有車輛違泊阻路，影響消防車使用該道路。出現車輛違泊，會使人誤會美城苑管理不善，但人們不知道車路管理者是「越秀」，故本法團透過管理處去信「房屋署」和「越秀」反映車路違泊情況和要求處理。其後，「房屋署」來函回覆，並附加2006年書面回應當年的美城苑業主立案法團的信件副本；「房屋署」覆函指出，相關地契圖則，有車輛違泊的車路地段屬美城苑範圍，房委會於該路段有其通行權。這事實在之前的法團管委會應已知道。
5.2 管理委員會需要與「房屋署」和「越秀」會面，以討論本苑車路地段由本苑自行管理或交予其部門管理，亦需了解「房屋署」會否維修屬本苑車路地段的損爛部份，若由該署維修，則以了解該署如何損爛程度去設定維修標準和維修期限，又若由本苑負責維修，則需予考慮收費安排。
5.3 主席表示已聯絡管理公司代查有關車路收費的資料，據悉本苑地契應沒有提及收取車路維修費；不過，管委會認為未必不可以收費以進行維修，只是可能涉及很多法律程序。現在，本苑有權收取違泊罰款，沒有理由可予阻止。
5.4 經討論後，管理委員會議決通過與「房屋署」、「美林邨辦事處」和「越秀」會面，另外，管理委員會議決通過在美城苑車路地段執行違泊鎖車罰款，並議決通過每部鎖車罰款(解鎖費)為港幣$350元。
6 管理公司報告事項
6.1
法團於2014年12月之其他收入為港幣$16,925.5元，而在2015年1月之其他收入為港幣$5,106.2元。
6.2
暉城閣27樓某單位在露台僭建冷氣機的個案，該單位仍未清拆露台僭建的冷氣機且未繳交港幣$1,500元的律師信費用，管理處已通知美城苑常年法律顧問「梁鄧蔡律師事務所」向土地審裁署入稟。
6.3
暉城閣19樓某單位違反大廈公契在單位飼養狗隻，管理處已再次致函提醒該單位需於十四天內移走狗隻，否則會申請禁制令。至限期，該單位於本年4月2日來函申請延期至5月10日移走狗隻。是次會議上，經討論後，管理委員會接納該單位延至2015年5月20月移走所飼養狗隻離開本屋苑。
6.4
有關貴城閣30樓某單位晾曬衣物和地拖滴水滋擾下層單位，管理處表示已去信通知該單位停止滴水滋擾行為，否則，將會向該單位發出律師信，相關發出律師信的費用港幣$1,500元亦會向該單位追討，而在發出律師信後，該單位再不停止晾衣物滴水滋擾住戶，不排除提出訴訟。管理處亦表示，該單位仍有晾衣物滴水，建議向其單位發出律師信。是次會議上，管理委員會議決同意向貴城閣30樓某單位發出律師信。
6.5
「數碼通」在逸城閣天台的天線站特許權，已於2015年2月28日屆滿，由於法團不接納該公司下調特許權費的建議，已通知「數碼通」在2015年3月份用舊價支付特許權費一個月，並要求該公司在3月31日前回覆是否接納新合約為期兩年(2015年4月1日至2017年3月31日)，新合約期內的每月特許權費由港幣$25,000元增加到每月港幣$27,000元。至2015年3月30日，「數碼通」回覆接納為期兩年的新合約，並由法團和「數碼通」簽訂新合約。
6.6
「永盛園藝及樹藝有限公司」樹藝師已於本年3月23日至25日為美城苑約80棵樹木進行修樹，法團園藝監察代表和管理處於本年3月28日進行視察後，發覺有部分樹木修剪不足，經知會「永盛園藝」，該公司將於本年4月9日到美城苑再修剪部分樹木。
6.7
就去年11月完成維修受水濕影響的逸城閣37號升降機費用為港幣$266,000元，保險公司已寄來賠償支票為港幣$226,100元，管理處已把該支票存入法團中國銀行戶口。法團所承擔墊底費為港幣$39,900元。
6.8
本屋苑的火險、公眾責任保險、第三者風險保險和現金保險將於2015年7月31日到期，管理處建議登報公開招標。是次會議上，法團同意就上述保險登報公開招標。
6.9
清洗大廈食水缸和咸水缸工程，預計本年4月底進行。
6.10
全苑清水沙井和污水沙井之通渠工程已於本年3月9日至3月12日進行。
6.11
由駐苑持電牌技工完成更換貴城閣升降機房內一個供電制箱。
6.12
經完成更換暉城閣2台咸水上水泵，需陸續為另外兩座大廈更換陳舊的咸水上水泵，管理處建議下一輪安排更換逸城閣2台咸水上水泵。
7
商討及議決財務審查小組提出之各項事宜
7.1 司庫報告，截至2015年2月28日，法團存放在中國銀行的存款結餘為港幣$71,359.04元；恆生銀行的存款結餘為港幣$714,026.52元；交通銀行的存款結餘為港幣$24,682,129.04元；以上3間銀行的法團戶口總存款為港幣$25,467,514.60元。
7.2 2015年4月1日至2016年3月31日財政預算已張貼在大堂佈告板。
7.3
2014年12月份收支表已張貼在大堂佈告板。
7.4 2013年4月1日至2014年3月31日的核數報告，已由「嘉達會計師事務所有限公司」完成，此份核數報告將安排在業主大會供業主省覽。
8
商討及議決維修工程監察小組提出之各項事宜
8.1 管理處表示，現安排技工修補地面凹凸不平的百歲磚。
9
商討及議決環境衛生監察小組提出之各項事宜
9.1 小組成員鄭小姐建議在夏天前向清潔員工派發一至兩件新制服。是次會議上，管理委員會同意安排，由管理處跟進。
9.2 管理處需制作清潔工作表，交小組查閱。
9.3 管理處除恆常在夏季張貼蚊紙，亦將會安排承辦商報價提供滅蚊服務。
10
商討及議決保安事務監督小組提出之各項事宜
10.1 管理處日夜更人手因員工流失和退休，目前人手仍不足，需由總公司繼續在報章刊登招聘廣告。
10.2日夜更管理員的夏天制服恤衫將會作出改變，新款式將不需要結領帶。
10.3 有關某管理員影響其他管理員工作士氣，引致其他管理員離職的行為，管理處物業經理需作出處理。
11
商討及議決文娛康樂策劃小組提出之各項事宜
11.1 就有關申請沙田區議會二零一五至二零一六年度撥款一事，管理處需查詢批款進展。
12
商討及議決資訊宣傳策略小組提出之各項事宜
12.1 電視所播放的資訊，向業戶表達法團所進行的工作和理念，希望業戶能了解。就如最近播放大維修的資訊，業戶可知道大廈的損毀狀況。此外，大堂電視亦會播放社會的資訊。
12.2 管理處可以制作資訊，簡報工作和通告，在大堂電視作出廣播。
13
商討及議決紀律檢察執行小組提出之各項事宜
沒有事項提出討論。
14 續議事項
沒有續議事項。
15 其他事項
15.1 管理處需要安排更換地下大堂密碼。
15.2 就擺放燒衣桶，管理處需作出合理安排並張貼通告以供業戶了解相關日子。
15.3 母親節慶祝活動將於本年5月舉行。
15.4有關管理處對外發出的信函或電郵，需要副本抄送主席、秘書和司庫。
15.5 有關管理處向法團提交的工程申報表，必須夾附清晰的工程前照片，而照片需要附印日期，必要時應予彩色印刷照片。
會議於晚上10時55分結束。
此會議記錄在法團網頁發放
法團blog網頁 maysing43.blogspot.com
法團郵箱 maysing43@yahoo.com.hk
法團傳真號碼: 2164 0571
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