美城苑業主立案法團
特別業主大會會議記錄
日 期： 2010年7月25日 (星期日)
時 間： 下午二時正
地 點： 樂道中學禮堂
出席業主人數： 現場出席161人授權書 688 份合共849戶
出席嘉賓： 沙田民政事務署代表張俊麟先生
廉政公署 高級廉政教育主任 黃建生先生
廉政教育主任 譚國柱先生
大會主持： 法團主席 鄧耀榮先生
會議內容：
宣佈大會主持
法團主席鄧耀榮先生宣佈直至目前為止出席業主人數已達88人而有效代表委任授權書625份，佔全苑業主人數的32.52%，已超過建築物管理條例第344章規定的10%法定人數，會議約於下午2時15分開始，業主大會由法團主席鄧耀榮先生主持。
廉政公署進行講座
廉政公署新界東辦事處高級廉政教育主任黃建中先生為大家講解有關防貪法例及措施，特別有關採購招標事宜。近年廉署收到有關私型機構之投訴，與業主立案法團有關之個案，其中少部份確有貪污，另大部份都因誤會而引起。防止賄路條例中，第九條跟大廈管理有關，監管代理人收受利益問題。代理人包括(1)代表顧主工作之顧員，例如大廈管理之職員、(2)法團管理委員會各委員，而法例所監管之代理人行為主要為收受利益方面。如果代理人收受之利益是與其主事人之業務有關，那必須得到主事人之同意才可，否則均會觸犯受賄及行賄罪，最高罰款為五十萬及監禁七年。
通常採購及外判合約當中會包含三個問題：
(1) 收受利益方面：利益定義包括金錢、禮物、旅行、契約等，惟款待並不包括在內，但理應避免，以免墜入貪污陷阱。
(2) 利益衝突方面：所有處理法團事務之人員應申報利益，及有利益衝突時應避免參與決議。
(3) 程序方面：需留意避免出現圍標、偏幫供應商等發生，廉署有指南可供屋苑參考；另外，需留意分工、申報利益制度、防貪制度(跟據344條例)、投標箱需穩固、定立截標時間、定立投標指引及需三位或以上委員開標及簽名等。
若有任何有關防貪查詢可致電29294555與廉署職員聯絡；如有貪污舉報，可致電25266366或親臨沙田政府合署廉政公署辦事處或郵寄信件至香港郵箱1000，資料絕對保密。
鄧主席：是次講座目的是令業主及法團管理委員會各委員清楚防貪意識，多謝廉政公署各代表抽空為大家進行講座。
民政事務處代表講座
沙田民政事務處聯絡主任張俊麟先生為大家進行講座：各位若想清楚知道民政事務處於大廈管理中擔任之角色，可參考兩本刊物：(1)建築物管理條例(第344章)指南及(2)2007年建築物管理(修訂)條例常見問題，住戶可於沙田政府合署地下諮詢中心索取。沙田民政事務處於大廈管理中主要是協助成立業主立案法團，如各業主或法團管理委員會於成立法團後遇到任何管理上之問題，均歡迎來信或致電本處收集意見，而本處均會跟據344條例提供意見予各位；如遇到更深入之問題，本處建議大家可詢問律師意見，各位可親臨沙田政府合署四樓，本處會提供免費法律諮詢服務，排期約四星期左右。除此以外，香港房屋協會亦會為各位提供免費法律諮詢。本處希望各業主均能清楚所擁有之權益。
由康業吳經理宣佈，現時為下午2時35分，出席人數百分比為36.72%，共805人，當中現場人數為131人，授權書佔674人。
主席鄧耀榮先生：
於2010年6月20日業主大會中，已決議不與現有管理公司續約。但法團於2010年6月28日收到不少於5%業主簽名要求召開大會，議程包括(1)重新決議美城苑管理合約不進行招標及(2) 與現時聘用的管理公司「康業服務有限公司」按原合約條款續約，法團只能按照法例依法召開此次大會。
業主提問：假若議程一通過不進行招標，那跟贊成議程二有什麼分別?
鄧主席：由於法例規定所需的供應品、貨品，及服務超過某一金錢數額則需要公開招標，另外法例中指出，假若該服務已是實行中，法團可藉業主大會通過是否繼續聘用該服務。如果議程一通過不進行招標，那就可決定現時管理公司之去留；假若通過需進行招標，即表示議程二無需要繼續進行。
業主提問：議程二是與現時聘用管理公司「康業服務有限公司」按原合約條款續約，若大部份業主投贊成票通過聘用，但業主是否有權要求其改合約條款？
鄧主席：謝謝業主提問，由於香港是一個法律完善的地方，世界各地的投資者樂於來港投資，就因為香港有一個良好的合約法規，由於議程二已寫明「按原合約條款續約」，因此若此議程贊成通過，合約條款並不能更改。
業主提問：由於議程二是「按原合約條款」與現時管理公司續約，但業主們跟本未看過合約及不知道合約內容，那怎決定投票意向？
鄧主席：這問題正好道出上次業主大會為何否決與康業「按原合約條款」續約原因，我們原本希望透過否決「按原合約條款」續約，依例公開招標聘請管理公司，當然招標過程中康業同樣有權利落標，在有競爭情況下，若康業有心繼續為屋苑服務，其標書內容必定比原來條件更切合現時的標準，我們也可以在原有合約條款上向康業爭取對屋苑更有利的條件來選標，可惜！就在新一屆法團成立不足一個月內，有不少於5%業主急不及待要求召開業主大會議決「按原合約條款」與康業續約，而令到原本可以爭取對屋苑更有利的條件成為泡影，錯不在我們，錯不在第五屆管理委員會。
業主提問：本屋苑是如何聘請管理公司及以何種形式付款予管理公司？
鄧主席：康業服務有限公司以經理人身份收取每月$60,000經理人酬金，當中已包括總部行政費、會計、員工僱主責任保險、制服及管理費單等支出等。現時各日夜更座頭管理處所有員的薪金，是每月約二十多萬元(包括強積金)由業主的管理費中支付，另外屋苑各項支出如清潔；園藝；各大小工程的一分一毫也是業主的血汗錢中支付，業主是真正的僱主，如對管理公司各員工表現有任何意見，法團可代為向管理公司反映。
康業吳經理：本公司以代管形式，收取之經理人酬金，已包括行政人員薪金、財務、制服、管理費單等費用，員工會以”以心建家，服務為本”之精神去為各業主服務，如各業戶對本公司員工有任何意見，歡迎致電本苑服務處或親臨反映意見。由於本屋苑已有二十多年，屋苑開始老化，因此各員工工作量會比較多及繁忙。
期望各業主給予機會讓本公司繼續為美城苑服務，本公司各員工均會盡心為各業戶服務。
藉今次機會本人先介紹一下屋苑之人手架構，本人為本公司之高級分區經理，另有保養工程師負責監督工程部，當中包括科文及兩位技工，工程部各員工均對維修工作甚有經驗，如各業戶有維修方面問題，工程部人員會首先到場處理，以減低屋苑聘用外判維修商之開支。本屋苑之客戶服務部包括四位文職同事，客戶服務主任為楊小姐，工作範圍包括收取管理費、文件工作、處理投訴等；保安方面，保安部員工分兩更制，提供二十四小時保安服務。
業主提問：是次議程為「按原合約條款」與現時管理公司續約兩年，如果議程通過，而日後業主不滿管理公司之服務，是否可終止聘用？
鄧主席：如合約兩年內業主對管理公司不滿要求停止聘用，法例上是容許的，但需要由各業主去決定，如是次一樣，需要5%或以上業主簽名要求召開業主大會去決定是否繼續聘用。
業主提問：如是次議程獲得通過，與管理公司續約兩年，兩年後是否需要業主自行再收集5%業主簽名要求召開大會繼續與其續約？或是法團會於到期時或之前3個月內通知各業主召開大會議決續約事宜？
鄧主席：不用再收集5%業主要求召開大會的，合約期滿若不獲續約就完結的,不過法團必會在合約到期前三個月知會各業主召開業主大會議決是否繼續與管理續約，或是重新招標。
業主提問：是次大會收到不少授權書，本人所見授權書之收集箱較為簡陋，為保安問題，本人提議可將收集箱改為木箱及加上兩把鎖，管理公司及法團管理委員會各負責一把，以免遺失。另外，本人建議將大堂之通告放於家居頻道上，以方便各業戶細閱。
鄧主席：多謝業主之意見，法團會與管理公司商討，以加強日後收集箱之保安問題。本屆法團奉行公開；公平；公正；的處事作風，於上任後已籌劃從新開放家居頻道甚至計劃設立法團網站，我們現時的通告附設有秘書的電話直接可與法團聯繫，不像以往法團通告上登出的電話竟是康業管理處電話，日後法團各小組均有電話公開給全苑業主以便因應所關注的事項作聯絡。
業主提問：本人發覺本苑居民甚為關心屋苑，隨著屋苑老化，未來的一兩年必會繼續有很多屋苑事情需由業主去決定，但若每次都要業主出席大會或簽署授權書，會浪費各業主很多寶貴時間，其實若不是太重要之問題，是否可以用問卷向各業主收集意見，而不用再浪費時間去召開業主大會。
鄧主席：本人知悉，今天康業聘請了一位律師代表康業出席是次大會，法團今天沒有請律師，由於這業主的意見涉及法律問題，本人就想請康業律師前來代為解答，有請律師。
康業法律顧問陳律師：各位業主，本人前兩次出席貴屋苑業主大會時，是代表貴法團作大會的法律顧問，今天身份不同了，今天是代表康業管理服務有限公司出席大會，目的是確保業主大會依法進行，現解答以上業主的問題，今日召開業主大會為法定的，從2007年法例更改後，如果合約內容價值超過屋苑支出全年百分之二十或以上，必須通過召開業主大會決定。當然 其他較小問題之決定，則可由法團管理委員會自行去處理而無須舉行業主大會。
業主提問：早前園藝方面，花王因滅蟲而誤把苑內大部份花草弄至枯萎，哪方面會負起責任？花王是否需要更換？
環境監察組組長陳小雲小姐：早前由於花王滅蟲時錯用殺蟲水份量，因此導致花草枯萎，法團已向園藝公司反映，園藝公司承諾會於本月內免費更換所有已枯萎之花草。至於更換花王方面，需再作商討。
鄧主席：本法團會加強監察園藝公司工作，如仍表現不滿，本法團或會要求更換園藝公司，或效法美松苑自行聘用園藝工人。
業主提問：2007年開始已有人勘察本屋苑之大廈維修工程，但至現時為止仍未有結果，請問大維修工程可時進行？
鄧主席：其實本苑之大維修工程進度曾經由上屆法團向各業主交代過，現借此時刻感謝他們跟進大維修工程進度之貢獻。所謂的大維修其實並非全屋苑進行，用了二仟三佰多萬維修只是維修屋苑18%外牆和冷氣去水喉加上一些粉飾工程，當中業主發覺屋苑財政上根本不足以一次過用去二仟多萬，屋苑的儲備不足下，如有突發事件，足以需要每戶夾錢和加管理費，在此事件上作為負責的法團是必須審慎處理，法團委員在上任這二十幾天中，為了此事曾四出查探有關類似工程，發現其他屋苑進行類此工程的費用相距甚遠，委員曾親到青衣青盛苑目睹該外牆維修工程，並獲悉該苑業主立案法團的聯絡資料以便跟進，委員回來匯報該外牆工程外表做得不錯，而獲悉工程費用相對上屆法團聘用的顧問公司報價是有一段距離，若大家有空可當作旅行親自去青盛苑看看其維修後的情況，本屆法團即將為外牆維修和冷氣去水喉工程放在議事日程工作上希望盡快實施。
業主提問：本人看到管理公司之報告，每月均有十多萬元欠交管理費，是否應以法律途徑追討？請新一屆法團委員會加緊跟進。
鄧主席：跟據以往法團會議紀錄，均有向欠交管理費之單位追討管理費，而正常程序，應向欠交兩個月或以上管理費之單位發出警告信，經過三次警告信後，若業主仍未繳交，可以法律途徑追討。
本法團日後會加強監管追討管理費事宜。
業主提問 ：好多謝你們開此次業主大會，不過你們浪費我們業主很多時間，我們的時間好寶貴，開會前又揾什麼廉政公署講什麼廉潔，又搵民政處講話，又不停答問，我們出席大會就只是要知道投票結果，搞到現在還在點票，你們搞什麼的？
鄧主席： 多謝這位業主的意見，你的時間好寶貴，同樣在座所有業主的時間也是好寶貴的，大家眼見管理公司已在不停地點票之中，法團給業主時間發言也是利用點票空檔時候，若你覺得浪費了你的時間，沒有人能有權留下你，現在本人只有呼籲管理公司快一些點票。
業主提問：我覺你在做秀不停地講幾時至投完票呀?
鄧主席： 這位業主如果認為我給時間業主發問回答其他業主問題是做秀，對 這樣我承認是在做秀，現在我更在此詢問在座各業主，還有那位願意給我做秀的機會。
議決事項
議程1「 重新決議美城苑管理合約不進行招標 」
主席鄧耀榮先生宣布議程4.1現進行投票，邀請在場業主幫手監票。
投票結果核實如下：
贊成：10,044份業權份數 (91.32%)
反對：955份業權份數 (8.68%)
決議通過： 4.1項美城苑管理合約不進行招標。
議程2 「 與現時聘用的管理公司「康業服務有限公司」按原合約條款續約 」
主席鄧耀榮先生宣布議程4.2現進行投票，邀請在場業主幫手監票。
投票結果核實如下：
贊成：8,645份業權份數 (78.77%)
反對：2,330份業權份數 (21.23%)
決議通過： 4.2項與現時聘用的管理公司「康業服務有限公司」按原合約條款續約。
會議於下午5時結束。
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