管理委員會章程

    美城苑業主立案法團（第五屆）管理委員會章程    

管理委員會現制定本章程，就管理委員會下轄各個工作小組的權責範圖作出規限。如本章程任何條文與香港特別行政區法律，包括但不限於建築物管理條例的規定衝突，管理委員會將會按照法律的相關規定行事。 

1.    依據建築物管理條例的規定，管理委員會設立主席、秘書及司庫三個職位，主席、秘書及司庫分別按照《建築物管理條例》(香港法例第344章)的規定，行使權力及承擔責任。

2.    管理委員會的組成、委員的資格，以及主席、秘書及司庫及委員的選任及罷免，一概依照《建築物管理條例》的規定處理。

3.    為改善大廈的日常管理工作，經管理委員會商討及議決，決定於管理委員會下分設三個常務工作小組，即客戶服務監督小組、環境工程監察小組及財務審查小組。

4.    各常務工作小組的成員均由管理委員會的委員擔任，管理委員會委員於辭職或不再擔任委員後，不再擔任小組成員。

5.    客戶服務監督小組及財務審查小組分別由四名委員組成，而環境工程監察組則由五名委員組成。小組成員的人數可按實際工作需要，經管理委員會以決議形式作出更改。

6.    各小組的組長由小組成員互選產生，各小組的會議由小組組長主持。

7.    各小組組長可按實際工作需要及情況，隨時召開工作會議。各小組的議事程序，由各小組自行決定。

8.    各小組向管理委員會負責，並需要於管理委員會例會上，向管理委員會匯報相關的工作情況。

9.    各小組及其成員的職責及權力，以本章程所賦予為限。為免生疑，如任何決定根據法例、屋苑財務管理規範、本章程或其他對管理委員會有約束力的指引，規定必須經由管理委員會或業主大會以決議方式作出，則各小組及各小組成員均不得自行作出決定或採取任何行動，必須將問題交由管理委員會商討及議決。

10.  各常務工作小組的職責範圍如下：

(1)    客戶服務監督小組

(a)    監察屋苑員工出勤、突擊檢查出勤人數、查核屋苑員工當值記錄、了解每天每時段值班員工是否給足人數，並不時向管理委員會作出報告；

(b)    跟進所有涉及屋苑管理及管理處的投訴個案、監督管理處的調查進度、查核管理處有否作出合理回應，並將所有與投訴有關的記錄及文件副本存檔以備查閱及跟進；

(c)    對屋苑員工的行為操守進行監督、制定屋苑員工行為守則，並提交予管理委員會考慮。經管理委員會通過後，再交付予管理公司落實執行；

(d)    就管理費徵收安排以及工程部員工的分工事宜制定指引，並提交予管理委員會考慮。經管理委員會通過後，再交付予管理公司落實執行；

(e)    就管理公司有否依從管理委員會發出的守則及指引，慟出監督；

(f)    監督屋苑軟硬件的配套，並收集業戶意見提交予管理委員會參考；

(2)    環境工程監察小組

(a)    不定時巡查屋苑的公共地方、監察屋苑各項設施、設備及和結構，以及對種影 響環境衛生、屋苑清潔、園藝設施、公眾安全、違例事項等事項作出檢查及跟進；

(b)    就需要進行緊急維修的工程作出評估及提供意見；

(c)    對屋苑進行中工程進行監察；

(d)    審批工程及評估工程費用、分析工程涉及的財務狀況並交付管理委員會通過。

(3)    財務審查小組

(a)    查閱一切零用現金單收據，經由小組主席或成員簽名後交回司庫存檔；  

(b)    分析屋苑各項支出是否用得其所，研究節約資源及開支的措施及方法；

(c)    每月核對管理公司準備的收支報告；及

(d)    不時抽驗支出單據及跟進開支用途、審批法團日常小額支出收入以及管理處用於文具方面的開支。

11.   遇有未及召開管理委員會處理事務的突發或緊急情況，客戶服務監督小組、環境工程監察小組及財務審查小組可就其個別工作範圍，協助管理委員會主席作出決定。任何兩名委員聯同管理委員會主席，可酌情處理需要即時作出決定及處理、涉及大廈管理基金不超過港幣$50000元以下之事宜。惟該等決定及後續情況，需於下一次管理委員會會議上由主席報告並記錄在案。

12.   管理委員會所有成員除遵守法例的相關規定外，亦須遵守本章程的規則。

13.  本章程經管理委員會通過後即時生效。任何對章程內容的更改，須獲管理委員會以決議形式通過。