2017 年5月12日第八屆管理委員會第三次會議記錄

美城苑業主立案法團

第八屆管理委員會第三次會議記錄

日期：2017 年5月12日（星期五）

時間：晚上八時正
地點：美城苑業主立案法團會址 (逸城閣地下 )

出席委員
鄧耀榮先生 潘樹榮先生 黃高文先生 鄭蓮冰女士 陳景文先生 古玉霜女士 賴潤霞女士(缺席) 丁潤桂女士(缺席) 盧舜粧女士(缺席) 胡志財先生 勞國華先生 魏鑑明先生 何玉梅女士	第八屆管理委員會主席 第八屆管理委員會副主席 第八屆管理委員會秘書 第八屆管理委員會司庫 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員	〈主席〉 〈副主席〉 〈秘書〉 〈司庫〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉
應邀出席者
葉新發先生 關德華先生 盧湛光先生 陳志祥先生 吳銳成先生   業戶出席者 梁偉培 何育霖 林仲德	宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司 怡和迅達 怡和迅達 怡和迅達     美城苑業戶 美城苑業戶 美城苑業戶	〈物業經理〉 〈高級物業主任〉 〈高級保養工程師〉 〈分區主任〉 〈維修技工〉

議程：

1)          通過是次會議議程；

2)          通過第8屆管理委員會2017年3月24日第2次會議紀錄；

3)          通過2017年4月28日特別會議記錄事項:

4)          報告2017年3月至4月升降機故障事宜；

5)          與升降機保養商商討升降機安全及維修事宜；

6)          財務報告；

6.1)   報告屋苑2017年2月收支審查報告；

6.2)   報告屋苑截止至2017年2月28日財務狀況；

7)          管理公司報告；

7.1)  商討及議決「更換室內污水渠/清水喉/氣喉工程」合約事宜；

7.2)  商討及議決跟進小額錢債審裁署編號「SCTC009091/17」訴訟事宜；

7.3)  管理公司工作報告；

7.4)  報告大維修工程進度及向「香港房屋協會」申請綜合支援計劃款項進度；

7.5)  報告2017年3月管理公司及清潔公司員工出勤紀錄；

7.6)  報告屋苑2017年3月已批核維修工程內容及跟進情況；

7.7)  跟進屋苑球場開放進度；

8)  各功能小組工作報告及商議事項；

8.1)  保安事務小組；

       8.1.1)  處理違例泊車事宜

8.2)  環境衛生監察小組；

       8.2.1)  處理垃圾收集事宜

8.3)  維修保養小組；

8.4)  投訴事務小組；

       8.4.1)  處理增設投訴事務小組專用電郵事宜

       8.4.2)  處理增設投訴事務小組專用面書事宜

8.5)  園藝小組；

8.6)  資訊宣傳策略小組；

9)   其他事項。

會議內容： 於八時十分，出席委員共有8人，超過法定管理委員會會議出席率(50%)，由主席鄧耀榮先生主持會議並宣佈會議正式開始，並會安排由宜居葉新發先生協助會議流程。
1.	通過是次會議議程；
	出席委員一致議決通過是次會議議程。
2.	通過第8屆管理委員會2017年3月24日第2次會議記錄；
	就有關會議記錄事宜，委員魏鑑明先生表示想查詢會議記錄內第6頁，有關本苑大維修之正式完工日期。   就有關查詢，宜居葉新發先生回覆，於1月中旬業主立案法團曾發出文件通知房協完工申請資助，但有關完工文件只適用於申請房協資助方面，正式完工日期需要由法團、管理公司及顧問公司進行整體性驗收後，才會正式同意完工日期。而有關驗收時間，將會安排於2017年5月22日至5月25日。   議決通過2017年3月24日會議記錄。 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，陳景文，勞國華，魏鑑明，何玉梅
3.	通過2017年4月28日特別會議記錄事項；
	3.1) 商討及議決數碼通天台特許權2017-2019年度月費事宜 ；
	3.2) 商討及議決就收到機電工程署致法團信件有關公用固定電力裝置工程之相關事宜；
	3.3) 商討及議決就裝修業戶於外牆未有妥善修補外牆棚釘及外牆棚釘裂口之相關事宜；
	議決通過2017年4月28日特別會議記錄事項。 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，陳景文，勞國華 反對：魏鑑明，何玉梅
4.	報告2017年3月至4月升降機故障事宜；
	宜居葉新發先生表示根據記錄2017年1月份升降機故障為15次， 2017年2月份升降機故障為17次，2017年3月份升降機故障為6次，2017年4月份升降機故障為23次。根據一般服務要求，升降機故障維修超過8小時需要特別關注，而由2017年1月份至4月份合共11次升降機維修時間超過8小時。由2017年1月份至4月份合共有5次困人記錄並且需要消防到場協助。根據本苑員工巡查及投訴記錄，由2016年7月份至今有部份升降機顯示燈有重複維修的記錄，由此可見，升降機公司長時間未有就升降機顯示燈事宜進行檢查及維修，嚴重影響本苑對升降機保養之信心。有關升降機困人事故，多次收到升降機公司回覆，由於升降機師傅未能及時趕到，建議管理處通知消防協助。由於消防工作重點在於拯救被困人仕，因此未必可以顧及升降機設施運作，可能會影響升降機設備。就有關升降機故障事宜匯報完畢。
5.	與升降機保養商商討升降機安全及維修事宜； 就有關升降機安全及維修事宜有委員表示，樓層使用之升降機按手顯示燈由農歷新年至今未有進行維修。另外有委員提出由於樓層顯示燈於樓層位置不能正常運作，影響日常使用。另外近期A座L40升降機，多次進行維修超過48小時。   就A座L40升降機於5月9日至5月12日停機維修事宜，怡和迅達吳銳成先生，回覆A座L40升降機由於壞機情況並不明顯，因此需要於機房進行長時間運作才可查明原因，因此為保安全，暫停有關升降機三日。   就有關升降機顯示燈維修事宜怡和迅達盧湛光先生表示，會安排維修員於6月份進行全面檢查，期望有關檢查及維修工程可以於6月份完成。怡和迅達陳志祥先生補充升降機公司會於會後向管理公司提交維修日程，並且會安排維修員記錄有關維修數量提交維修及更換報告。   委員魏鑑明先生提問，有關本苑升降機維修及保養工作的資源及人手分配。怡和迅達陳志祥先生表示，有關本苑日常維修及保養工作會由維修員吳銳成先生聯同另一名維修員主力負責，日常工作包括升降機房清潔，摩打裝置、發電機及皮帶保養，不涉及其他大型維修工作，例如更換鋼纜、啤零及發電機會安排其他公司維修員負責。由於維修員並非常駐本苑，例檢維修工作會安排於星期三及星期四上午進行。因此有部分委員表示不滿每星期只有一天半維修時間，不合乎現時工作要求，需要加派維修員進行維修。 宜居葉新發先生總結，待怡和迅達統一完成顯示燈維修更換後，再一次性進行檢查驗收。日後如有發現有顯示燈損壞，需要及時維修。   委員何玉梅女士表示發現部分升降機出現高底不平情況。就有關事宜怡和迅達吳銳成先生回覆，本苑升降機原廠設定為，當升降機運行速度低於要求就會有信號通知升降機門開啟，因此會出現升降機尚未停定已經開始開門，當然有關設定要求需要符合條例要求。秘書黃高文先生指出升降機門開啟時間與升降機未能配合完善，機板不平會有危險，希望升降機公司可以就有關事宜進行改善。   委員陳景文先生提出有關本苑升降機排氣扇，是否進行定時更換，由於有部分升降機風扇噪音比較大，而且風扇保護網安裝並不結實比較危險。怡和迅達吳銳成先生回覆，有關升降機風扇事宜，升降機公司會安排跟進及清洗，如發現有問題的風扇升降機公司會進行更換，至於更換風扇保護網費用約數仟元一個而合約沒有包括。   主席鄧耀榮先生指出本苑升降機保養服務欠佳，乃保養公司檢查跟進不足引致，升降機出問題應該是保養公司於日常檢查維修時發現，並非由管理公司及法團指出後方進行維修，定期保養如同身體檢查的目的一樣，就是定期檢查中發現問題立即處理，不是等到出了問題才醫治。本苑升降機建造和保養者就是怡和迅達，開苑至今由怡和迅達保養已30年，30年來為方便服務本苑，法團在暉城閣提供工作間給保養公司存放零件及員工作息之用，目的希望快速為本苑解決升降機問題，但就現時情況，保養公司未能達到此目的之要求。   主席鄧耀榮先生問，本苑現時升降機是否安全?怡和迅達盧湛光先生回覆，現時本苑升降機是安全的，因為每月定期檢查，每年進行年檢，然後由機電工程署進行審核，符合機電工程署要求才批准放行。由於升降機是30年前產品，部份零件升降機生產商不再生產只用代替品，因此進行維修時間可能會因此而増加，這情況在全港很多四五十年樓齡大廈的升級機均有此現象，由於本苑升降機是機械式操作，耐用程度很好，在安全問題上至今仍不需要擔心。   宜居葉新發先生指出，保養公司駐本苑技工吳銳成先生雖然在本苑服務多年，對本苑升降機十分熟悉，但並不是怡和迅達總公司減少本苑資源的原因，怡和迅達總公司不可能只由吳銳成先生全權負責維修，而不委派其他支援協助，而導致本苑停機維修時間增加。保養公司如果需要停機超過24小時，保養公司需要主動向管理處進行匯報，並且盡快進行維修，絕不可能隨意決定停機三日。整體而言，宜居對怡和迅達就美城苑的服務水平相當失望。
6.	財務報告；
	6.1)       報告屋苑2017年2月份收支審查報告； 宜居葉新發先生就有關前管理公司柏齡交回宜居之2017年2月收支審查報告，是截至2017年2月28日，該2017年2月份收支表顯示當月盈餘為HK$22,561.55，累積盈餘為HK$552,902.8。 司庫鄭蓮冰女士補充，由於柏齡已於2017年2月28日離場，因此2016年4月1日至2017年3月31日之年度核數將分為兩部分，第一部分為2016年4月1日至2017年2月28日核對柏齡的收支，而第二部分為2017年3月1日至2017年3月31日核對宜居的收支。就有關事宜核數公司表示核數費用不變，但由於分開兩次核數從而增加銀行收費。而2017年2月收支表已張貼於大堂以供各業戶參閱。
	6.2)       報告屋苑截止至2017年2月份財務狀況；
	司庫鄭蓮冰女士匯報屋苑截止至2017年2月28日財務狀況，中國銀行存款總額為HK$1,349,436.11，恆生銀行存款總額為HK$2,139,786.43，交通銀行存款總額為HK$7,566,852.00，3間銀行存款總額為HK$11,056,074.54。   主席鄧耀榮先生詢問司庫有關本苑大維修費用支付情況，司庫鄭蓮冰女士回覆尚有尾期款項加保固金合共有300多萬未付，主席鄧耀榮先生總結本苑至今存款總額為1100多萬，扣除應付未付300多萬維修費用尚餘800多萬，需要要預留600萬作為安全基金，由於法團的理財手段是開源節流，除管理費外，每月均有一批固定收入幫補開支，維持不加管理費的基礎，如就現時各方面合約不變的情況下，本苑仍可做到每月收支平衡。但如果減少收入來源，本苑之每月財務就會開始出現危機。   司庫鄭蓮冰女士指出，任法團司庫七年來為了合理和準確監管支付員工薪金，服務本苑的所有員工，由經理至保安員包括外判清潔員的每月出勤記錄核對工作，都由司庫審查，工作量非常大，而且有時限性，不能遲出糧給員工，因此要求將核對外判清潔員出勤記錄的工作，交回環境衛生監察小組負責進行。環境衛生監察小組組長何玉梅女士回覆由於日常需要上班，擔心未能完成有關核對，影響清潔員工薪金發放，因此暫時不會接手核對工作，可以嘗試進行了解，但不能保證一定可以幫忙。   主席鄧耀榮先生對何玉梅委員拒絕負責其小組應盡的責任表示遺憾! 主席鄧耀榮先生指出，管理委員會各工作小組多年來都是各施其職，受管理委員會授權和委任負責本職大小事務，分工合作做好監察工作。加入法團成為委員時應要考慮清楚自已是否願意犧牲個人時間為業主服務。凡事有因必有果，本苑在我們接手監督七年來保持財政穩健，兩次大維修不被圍標，三次加最低工資不用加管理費，都是因為委員犧牲個人時間做好監察的結果。主席鄧耀榮先生繼續表示，明白有人想鑽些空子抽出法團委員不足處為己任，完全無想過加入法團原來工作是如此重，一旦要負上應盡的責任時，沒有心理的準備而無所適從，這人性弱點盡顕眼前。希望假以時日，部份人會明白我們委員以往所付出的一切，並非如謠言般的卑鄙中傷。
7.	管理公司報告；
	7.1) 商討及議決「更換室內污水渠/清水喉/氣喉工程」合約事宜； 宜居葉新發先生表示由於本苑為室內喉渠設計，有部份單位內公眾喉渠因老化出現滲水或淤塞，因此需要進行更換，而設立年度合約一方面可以減少工程成本，亦可以加快維修進度。   工程內容 承辦商回標價錢 怡保工程有限公司 生記工程公司 環衛工程有限公司 永明建造工程有限公司 順基工程有限公司 以更換2層單位污水喉為例 5,980 11,800 10,620 13,200 11,000 以更換2層單位污水喉+氣喉為例 9,860 8,520 7,620 18,526 16,080 以更換2層單位污水喉+清水喉為例 9,660 13,200 11,772 22,154 16,400 以更換2層單位污水喉+清水喉+氣喉為例 12,220 13,920 12,420 28,503 23,280 以更換3層單位污水喉+清水喉+氣喉為例 22,165 22,940 20,288 44,670.8 37,760   議決通過「更換室內污水渠/清水喉/氣喉工程」之承辦商為怡保工程有限公司及環衛工程有限公司。 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，陳景文，勞國華，魏鑑明，何玉梅，
	經出席各委員議決後，獲通過是項合約交由承辦商「怡保工程有限公司」及「環衛工程有限公司」承辦。
	7.2) 商討及議決跟進小額錢債審裁署編號「SCTC009091/17」訴訟事宜；
	宜居葉新發先生匯報B106單位業戶(2016年10月)，經由小額錢債審裁署向法團追討室內水浸損失費用$49,471，有關事宜已張貼於大堂。於上次會議有通過由管理公司代表法團出席第一次聆訊。聆訊當日並未有結果，因此會延期至6月13日進行第二次聆訊，但商議方向有所改變，探求事件可否進行和解。保險公司公証行認為有把握進行抗辯，但管理公司方面則不同意，因涉事塞渠位置乃公共喉管。而本次保險事件塾底費用為港幣$10,000，而就有關通渠費港幣$8,800不是保單承包之賠償範圍，而B106單位業戶願意就追討費用進行商討，最後同意減低追討金額至港幣18,800。管理公司建議進行和解。
	議決通過與B106單位業戶以港幣18,800進行和解安排。 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，陳景文，古玉霜，賴潤霞，胡志財，勞國華，魏鑑明，何玉梅
	7.3) 管理公司工作報告；
	宜居葉新發先生匯報，有關本苑WR2 檢查情況，大致上可以根據計劃時間完成，主要由於B座其中兩部升降機電制出現問題，因此需要進行緊急接駁，引致B座升降機延遲開放。待收回檢查報告後再進行維修項目分析，並登報公開招標。另外日前收到機電工程處回覆，就公用固定電力裝置定期檢查測試證明書之延期通知，有關限期將會延至2017年7月下旬。
	7.4) 報告大維修工程進度及向「香港房屋協會」申請綜合支援計劃款項進度；
	宜居葉新發先生匯報於5月份本苑逸城閣消防門之維修令已經解除，但消防署並不會就有關事宜而另行出信通知。就有關事宜，管理處已直接致電消防署進行確認。   宜居葉新發先生匯報管理處已出信要求「博德顧問有限公司」提供部分工程資料，以便於2017年5月22日至2017年5月25日進行工程巡視工作。
	7.5) 報告2017年3月管理公司及清潔公司員工出勤紀錄；
	管理公司2017年3月缺勤扣薪: -$11,858.00 清潔公司2017年3月缺勤扣薪: -$378.18
	7.6) 報告屋苑2017年3月已批核維修工程內容及跟進情況； 項目 工程內容 工程費用 跟進情況 1 更換B座地下泵房消防喉及配件工程  HK$  9,500 已經完工，等待工程公司上單 2 換B座地下泵房咸水泵喉管及配件工程  HK$ 40,000 已經完工，等待工程公司上單 3 自行購買配件更換B座電線井蓋  HK$  5,960 已經完工 4 B座及C座安裝垃圾槽鐡門工程  HK$ 53,380 已經完工，等待工程公司上單 5 進行屋苑公用固定電力裝置定期檢查工程  HK$ 89,400 已經完工，等待工程公司上檢查報告 6 更換A0210單位室內清水喉工程  HK$  3,500 已經完工，等待工程公司上單 7 更換A0210單位室內污水喉工程  HK$  5,500 已經完工，等待工程公司上單
	7.7) 跟進屋苑球場開放進度； 宜居葉新發先生匯報本苑足球場需要開放必須要先處理以下問題： 1. 場地已進行全面清理雜物。 2. 地面需要進行翻新工程包括填補空隙及油漆翻新。 3.  足球場場地附近大樹需要進行修剪。 4. 足球場場地開放前需要安裝閉路電視監察系統，以防意外發生。 5. 由於場地照明系統已經損壞如果需要於晚上開放，要重新安裝照明系統。 6. 開放前需要列明使用守則、場地借用申請表及借用守則。 7. 場地開放時間暫時建議依照管理處開放時間由上午9時至下午5時30分。   就有關足球場開放事宜，管理處會定期向各委員匯報工作進度，盡快安排維修工程。
8.	各功能小組工作報告及商議事項；
	8.1) 保安事務小組； 8.1.1)  處理違例泊車事宜 宜居葉新發先生匯報處理違例泊車事宜，近兩個月時間管理處暫時未有主動就違規泊車事宜進行鎖車程序。有關違例泊車位置位於貴城閣旁邊，迴旋處外未到車場位置的限定道路。由於法例要求鎖車需要一定文件及程序，因此管理處建議先完善本苑之鎖車程序及文件要求方可進行鎖車工作，另附上有關法律文件以供各委員參閱。而有關鎖車工作需要現場最高級別員工進行，因此於人手安排上有一定困難。   主席鄧耀榮先生補充，當初樓盤開售時停車場屬於本苑所擁有，但當成立業主立案法團後，房署收回車場，有關車場所有收益歸還房署，因此出現不公平現象，車場由房署負責，迴旋處由美林村負責而中間一段車路由美城苑負責。法團曾經於有關位置放置石墩，以阻止車輛停泊於通道內，但有部份業戶去信消防要求清理。結果就有關事宜，法庭要求清理所有車路上的石墩，有關位置成為違例泊車黑點。法團就有關違例泊車事宜，要求管理公司如有違例泊車，即時張貼通知警告。   宜居葉新發先生表示，自從移走石墩後，違例泊車的確較為嚴重，應先補充違規標語、文件、配置及程序，然後再進行鎖車工作。
	8.2) 環境衛生監察小組； 8.2.1)  處理垃圾收集事宜； 宜居葉新發先生匯報逸城閣及暉城閣樓層垃圾房已經於5月初完成垃圾槽安全閘安裝工程，但經過一個多星期了解，使用率不如理想，大部份業戶仍然將垃圾擺放於自家或垃圾房門口。因此希望資訊宣傳策略小組協助，多教育及宣傳。   主席鄧耀榮先生及委員陳景文先生表示處理每樣事情都需要一定步驟，第一步先處理好本苑之設施要求，然後要求將垃圾集中於其中一個位置，最終希望可以達到單位業戶自行放入垃圾房。因此由即日起，各單位門口擺放之垃圾，清潔員工不應再進行收拾。   宜居葉新發先生表示有關暉城閣外空地雜物事宜，由於雜物棄置於該處已屬業戶多年習慣，因此暫時未有完善的解決方案，只可以用鐵馬加強保護，以免發生危險，因此建議重新購買20個鐵馬，並且需要與食環處加強聯絡，定期清理雜物。
	8.3) 維修保養小組；
	維修保養小組暫時沒有事項匯報。
	8.4) 投訴事務小組； 8.4.1)  處理增設投訴事務小組專用電郵事宜 8.4.2)  處理增設投訴事務小組專用面書事宜 宜居葉新發先生匯報有關本苑投訴事務小組專用電郵及面書，小組組長委員魏鑑明先生已經開啟，現時管理公司正與魏鑑明先生商討通告內容安排，有關通告會草擬供各委員參閱。   主席鄧耀榮先生提出意見，通告內容須詳細列明意見箱之位置，根據多年經驗，大部分業戶都會傾向於將意見向法團發表。另建議委員魏鑑明先生主動回覆，如果最終交由管理處負責，一來加重管理處員工之工作量，二來發揮不到應有之效果，作用不大，而委員魏鑑明先生為投訴事務小組組長需要代表法團進行回應有關投訴。   宜居葉新發先生匯報就有關投訴事務小組轉介，升降機內門被畫花一事，管理處跟查閉路電視後，發現可疑片段，有關事宜已報警備案處理。
	8.5) 園藝事務小組； 小組組長鄭蓮冰女士匯報，早前已於各座大堂加置盆栽植物，會繼續進行優化本苑的園藝。
	8.6) 資訊宣傳策略小組； 主席鄧耀榮先生提出，早前已通知管理公司提供有關介紹新管理公司及本苑管理工作的短片，以供宣傳，但至今仍未收到有關片段，因此希望管理公司能落實提交時間，期望可於6月10日前提交並播放。   宜居葉新發先生表示有關短片將於5月尾進行拍攝，再進行剪輯，因此應該可以如期提交。
9.	其他事項。 9.1)有關外圍電閘拍卡系統事宜; 宜居葉新發先生匯報本苑大門密碼及外圍鐵閘密碼將於2017年5月27日(星期六)更改。   秘書黃高文先生提出本苑貴城閣近河邊鐵閘拍卡系統失靈多日，要求管理處跟進。   宜居葉新發先生回覆由於本苑外圍鐵閘暫時由大維修承辦商健煒負責保養，因此已通知健煒進行維修，根據健煒回覆有關鐵閘已經回復正常。
下次會議日期有待另行訂定，是次會議於晚上12時30分結束
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美城苑業主立案法團
第八屆管理委員會秘書
2017年 6月5日
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