2013年7月20日六屆第五次會議記錄

美城苑業主立案法團

第六屆管理委員會第五次會議記錄

日期：2013年7月20日〈星期六〉

時間：晚上八時

地點：美城苑業主立案法團會址 ( 逸城閣地下14室 )

出席委員
鄧耀榮先生	第六屆管理委員會主席	〈主席〉
潘樹榮先生	第六屆管理委員會委員	〈副主席〉
陳小雲女士	第六屆管理委員會委員	〈秘書〉
鄭蓮冰女士	第六屆管理委員會委員	〈司庫〉
李笑霞女士	第六屆管理委員會委員	〈委員〉
謝志成先生	第六屆管理委員會委員	〈委員〉
黃可明先生	第六屆管理委員會委員	〈委員〉
黃高文先生	第六屆管理委員會委員	〈委員〉
缺席委員
陳潮盛先生	第六屆管理委員會委員	〈委員〉
賴潤霞女士	第六屆管理委員會委員	〈委員〉
應邀出席者
黃曉樑先生	柏齡物業管理有限公司	〈物業經理〉
陳世源先生	柏齡物業管理有限公司	〈助理物業經理〉

議程：

(1)  通過是次會議議程

(2)  通過上次會議記錄

(3)  商討跟進房協綜合支援計劃事宜

(4)  商討及議決召開業主周年大會日期

(5)  商討及議決三座大廈地下正門安裝智能咭門禁系統事宜

(6)  商討及議決屋苑外圍地界安裝圍欄事宜

(7)  管理公司報告事項

(8)  商討及議決財務審查組提出之各項事宜

(9)  商討及議決維修工程監察組提出之各項事宜

(10) 商討及議決環境衛生組提出之各項事宜

(11) 商討及議決保安事務監督組提出之各項事宜

(12) 續議事項

(13) 其他事項

1.       通過是次會議議程

全體委員一致同意通過是次會議議程。  

2.       通過上次會議記錄

全體委員一致同意通過上次管理委員會會議記錄。 

3.       商討跟進房協綜合支援計劃事宜

3.1.         管理處匯報房協職員曾於2013年6月20日到屋苑向各委員講解資助計劃的詳情，而他們亦提醒按計劃規定，獲批屋苑有18個月的時間以進行工程，即本苑的資助工程需於2014年10月11日前完成。

3.2.         主席鄧先生表示，屋苑有眾多設施待提升改善，應先讓業戶了解現時的情況，另外亦要徵詢業戶的意願，在獲得大多數業戶支持的前題下，計劃才會進行。鄧主席建議向業戶發出問卷，當中會解釋建議進行工程之範圍及簡介「房協」之津貼計劃及上限，在問卷諮詢期間亦會在各座大堂播放簡介影片以作配合，之後待問卷分析後再訂定工程範圍，屆時並會招標聘請顧問及工程承辦商，再視乎開標後的工程價是否合理及化算，才決定是否落實進行。經委員討論及投票後，管委會議決接納建議。

4.       商討及議決召開業主周年大會日期

經討論後，管委會一致同意將訂於2013年9月底至10月的其中一個星期日或公眾假期舉行業主周年大會，確實日期則需視乎場地預訂情況。

5.       商討及議決三座大廈地下正門安裝智能咭門禁系統事宜 

5.1.         有關在屋苑三座大廈地下大堂正門安裝門禁系統並使用智能咭出入一事，管理處較早前已邀請了3間公司報價，價錢包括提供器材及智能咭，及進行安裝，結果如下：

		利進	易達電子工程 有限公司	力訊科技
1	供應3套讀卡機	$6,900	$4,500	$19,380
2	安裝/測試	$3,000	$9,900
3	智能卡8,000張 (無印刷)	$56,000 ($7/張)	$48,000 ($6/張)	$75,000 ($5/張，最少訂15,000張卡)
	總 額	$65,900	$62,400	$94,380

5.2.         「易達」為屋苑現時的閉路電視及對講機系統之保養商，其就是項工程報價包括提供軟件，以便增加或修改智能卡的資料可在電腦進行。

5.3.         管理處補充，有關報價只包括各座的正門(共3套)讀卡機，若側門亦需加裝讀卡機便要另外收費。此外，建議每單位可免費申請4張咭，該智能咭屬於屋苑所有，若物業轉讓時，會通知賣方律師樓須把智能咭轉交予買方。若單位欲多申請智能咭、或遺失補領等，均需繳付費用；而各座大門之對講機系統會予以保留，繼續使用。而A、B、C共三座的智能咭將只能進入指定大廈，不能互通使用。「易達電子工程有限公司」的報價港幣$62,400為最低，且提供軟件記錄智能卡的資料，建議選用。

5.4.         經委員討論及投票後，一致決定將工程批予「易達」承辦，而安裝位置包括各座地下正門及側門，另外，訂購智能咭數目則為一萬張，管委會要求管理處就每張智能咭的單價與「易達」議價。

5.5.         另外，由於「易達」與屋苑之保養合約將於本年7月底屆滿，而聘用「易達」安裝智能卡門禁系統工程，「易達」會提供一年之免費保養服務。為方便監管，管理處建議將閉路電視及對講機合約與「易達」續約一年，根據之前與「易達」溝通，每月服務費維持不變，即每月港幣$1,500。經討論後，管委會一致同意與「易達」續約一年。法團表示管理處可一併與「易達」商討維修法團會議室之收音系統及錄影事宜，並為法團爭取最大利益。

6.       商討及議決屋苑外圍地界安裝圍欄事宜

6.1.         主席鄧先生表示很多外來非本屋苑業戶慣常使用本苑通道穿梭往來，亦會使用本苑之垃圾收集點棄置傢俬雜物。較早前與各委員巡視屋苑各範圍，建議於問題嚴重位置安裝圍欄和鐵閘，位置分別為: A座城門河邊、B座近回旋處、C座地下沿球場邊花槽及C座地下向體育館方向；再於將來配以智能卡門禁系統，以防止非本屋苑業戶擅自進入本苑之範圍。目前，有關工程有一定廹切性，建議無需等待「房協」之綜合支援計劃，況且，由於本苑需維修的地方相當多，即使是項工程不納入綜合支援計劃內，該支援計劃之工程總額亦會輕易地超過「房協」資助上限的120萬。

6.2.         物業經理黃先生補充，較早前已就安裝圍欄工程向承辦商發出標書。

6.3.         經委員討論及投票後，管委會同意先在A座城門河邊和C座地下沿球場邊花槽安裝圍欄進行報價，在安裝前亦會徵詢「房署」、其他政府部門及律師的意見。

7.       管理公司報告事項

7.1.         截至開會當日欠交管理費達3個月以上的有2個單位，若再未收到繳款，管理處便會循小額錢債審裁處進行追討。主席鄧先生表示，日後欠交管理費之單位，除了需收取利息、影印費、行政費、車資、入稟費外，管理處職員還需向法庭解釋當日他乃代表法團出庭，因此出席的職員亦需代法團追討當日其工資的支出。

7.2.         管理處匯報其他收入：-

7.2.1.       

2013年5月份
管理費按金	$2,976
室內裝修行政費	$2,700
數碼通特許權費(5月份)	$25,000
補領垃圾袋咭	$80
活動資助	$3,000
派發宣傳單張	$1,096
回收舊衣	$680
僭建律師信費用	$6,000

7.2.2.       

2013年6月份
管理費按金	$2,592
室內裝修行政費	$1,800
數碼通特許權費(6月份)	$25,000
補領垃圾袋咭	$20
室內裝修按金	$9,000
回收舊衣	$1,156
傳真費用回贈	$711.36
損毀賠償	$600

7.3.         管理處報告，較早前收到房屋署獨立審查組命令，要求把C座一樓及地下幼稚園原有污水喉接駁至污水井，該命令要求工程須於2013年8月30日之前完成。管理處補充，由於估計原先由污水渠經幼稚園地底到沙井位置的一段污水喉有淤塞現象，所以前管理公司「康業」才會將污水喉接駁至清水渠。解決方案有2個，方案一是將污水渠改裝橫過幼稚園室內天花，再穿過窗戶駁到室外沙井，但此方案涉及改動房署幼稚園的室內原有佈局，很大機會會遭房署拒絕；方案二，就是簡單地按原有圖則接回喉管。由於是次命令為針對污水喉的重新接駁，因此還原裝置已滿足了命令的要求，日後再考慮檢查排水渠。現時，因部份喉身被幼稚園內裝修飾面包圍，若採取方案二，會要求「房署」先移除有關飾面。管理處建議採用方案二。經委員討論及投票後，管委會一致通過方案二。

7.4.         管理處報告，根據記錄，本苑現時有36個僭建違規個案，其中有4個個案已向有關單位發律師信，而他們尚未繳付律師信費$1,500，管理處已向有關單位發出了三封追繳信，而在這4個個案之中，其中2個已清拆違規簷篷，另外C座1樓個案為改裝煤氣喉，由於前管理公司「康業」已就違規物作出入稟而最終案件撤銷，經徵詢法律意見後，律師指出由於之後「康業」沒有上訴，現在已難以就同一違規理由而再入稟。經討論後，管委會要求將個案向煤氣公司及「房署」作出投訴。另外一個違規單位為C座13樓某單位在外牆安裝分體冷氣機架及冷氣機散熱器，管理處已向律師行取得入稟法庭需交按金3萬元之報價，管委會要求管理處再發一封信通知該單位，指法團已決定向該單位之違規行為進行入稟，現再給予7天時間，若該單位仍不拆除違規或沒有任何正面的反應，法團將會進行入稟，所有因而產生之法律費用，將由該單位負責。

7.5.         管理處最近發現屋苑沿用之消防保養商「東源」表現欠佳，包括效率慢、態度馬虎及報價貴，因此建議更換消防保養商。管理處較早前已邀請其他公司報價比較，當中以「新鴻江」的檢查費最便宜，而維修及召援費用亦屬合理，另外「新鴻江」最近曾承辦屋苑的消防裝置維修工程，表現良好，故建議將2013年度消防年檢批予「新鴻江」。是次會議上，管理委員會議決通過同意管理處建議。

7.6.         B座2號沖廁水泵因運行時有水噴出，現已停止運行，建議大修。至於更換零件方面有2個選項，選項1是以實報實銷形式代大廈購買相關損壞零件；選項2 是承辦商包更換馬達啤令、水泵啤令及水封，其他損壞零件以實報實銷代大廈購買。報價結果顯示，選項1報價最低為「百利」，對屋苑最為化算，因此建議選用。是次會議上，管理委員會議決通過同意管理處建議。

7.7.         本苑現時之火險、公眾責任、第三者及金錢保險合約將於31/7/2013屆滿，管理處較早前招標。標書中已註明了空格的業權不屬於屋苑，惟該位置有公共設施。管理處較早前已進行招標，報價結果顯示，最低價為「安盛保險」的港幣$131,270，與現時承投保險之合約價錢一樣，已獲選用。

7.8.         工程部於五至七月的主要工作，包括翻髹A、B、C三座泵房喉；執修C座電梯機房天花；檢查及維修A、B、C三座所有鐵門水線；安裝管理處內閉路電視電線燈喉；維修兩道緊急車輛閘；緊急加固A座垃圾房門框等。

8.       商討及議決財務審查組提出之各項事宜

8.1.         截至本年6月30日，中國銀行儲蓄及支票結存為港幣$468,574.04元，而恒生銀行儲蓄及支票結存為港幣$2,111,241.48元，花旗銀行定期和結存為港幣$2,028,707.90元; 交通銀行定期為港幣$18,192,051.26元；在該四間銀行合共存款為港幣$22,800,574.68元。

8.2.         於2012年4月至2013年3月的財政年度，屋苑錄得盈餘有180多萬，每月平均有15萬多。

8.3.         7月中已向「金輝」發放第12期及第13期糧款，餘下之5%將於2014年4月30日保固期完結時發放。

9.       商討及議決維修工程監察組提出之各項事宜

副主席潘先生表示繼B座2號沖廁水泵安排大維修後，現時屋苑6台沖廁水泵有5台已進行大修；另外，食水泵則全部尚未大修。此外，現在正在執拾技工房及各材料倉，另外這兩個月亦有多次通渠。

10.  商討及議決環境衛生組提出之各項事宜

10.1.    現時清潔部聘請了15人，其中2人每日工作半日，因此實際工作人手為14人，其中編訂了一名清潔工專做外圍，基本上人手足夠，而B及C座的清潔情況大致上滿意，而A座則仍有改善空間，主要問題源自負責之員工表現欠佳，管理處將會採取措施以改善情況，包括考慮將A座清潔員工與其他座的員工對調。另外，清潔部最近亦進行抹大堂燈格、清潔樓層走廊玻璃、滅蚊及滅鼠等工作。

10.2.    主席鄧先生表示，現時屋苑之清潔部已交由管理處管理，法團會支持管理處為有效管理清潔而作出的各項措施。主席鄧先生提醒各委員，無論對屋苑清潔、保安及工程等有任何意見，不應直接向前線職員提出，或直接向管理處發出指令，而應在管委會中提出，以避免令管理處難以獨立地作出專業判斷。

11.  商討及議決保安事務監督組提出之各項事宜

11.1.    保安小組組長鄭女士表示近日保安部的日更高級管理員辭職後，至今尚未有人選填補，在本年7月又有一名保安員呈辭及有員工請假多天，令人手呈現不足。物業經理黃先生表示已落實有2名日更管理員將於8月初上班，而現時屋苑提供之薪金水平與市場水平相比已不俗，只是保安員難請為各屋苑普遍面對的問題。

11.2.    另外，管理處需提醒保安員當值時需穿著整齊制服，包括打結領呔及穿黑色皮鞋等。

12.  續議事項

12.1.    管理處已發出通告通知業戶有關「港深」負責空格管理事宜，另外，亦已要求「港深」自行於空格張貼通告，及安排空格位置之清潔等，若發現「港深」有不妥的地方，會向「房屋署」反映。

12.2.    管理處已於日前發出通告，通知業戶終止使用「有線電視」後，應要求該公司還原訊號線之裝置。另外，有關要求「有線」提供當年與屋苑簽訂安裝合約之副本，管理處表示較早前已致函「有線」索取合約副本，惟至今仍未見回覆，主席鄧先生表示可通知律師行發信索取合約。另外，由於有電訊承辦商於樓層走廊安裝訊號線時把線路外露，與原裝設計有別，委員會提出要求對有關行為作出取締。

13.  其他事項

13.1.    主席鄧先生指仍發現有冷氣滴水的問題，管理處除需跟進有關投訴外，亦要主動巡視調查，尤其是晚上的時間。

13.2.    有關上次會議中提出將監管園藝之工作交予委員鄭女士，現因某種原因，鄭女士婉拒此監管工作，主席鄧先生表示有關園藝工作現全權移交管理處處理，各委員如有任何意見，可於管委會會議中向管理處提出。

13.3.    管理處表示，較早前獲「數碼通」通知，有關在逸城閣天台安裝無線電訊轉發站事宜，由於該公司未能符合小型工程之要求，故需先清拆裝置再做申請程序。

13.4.    管委會表示將由管理處籌辦中秋節晚會，晚會將於9月舉行。

會議完畢，會議於晚上11時10分結束。