2020年9月30日管理委員會第十五次會議記錄

 

美城苑業主立案法團

第八屆管理委員會第十五次會議記錄

 

日期：2020年9月30日（星期三）

時間：晚上八時正

地點：美城苑業主立案法團會址 (逸城閣地下)

 

出席委員
鄧耀榮先生 黃高文先生 鄭蓮冰女士 古玉霜女士 盧舜粧女士 陳景文先生 勞國華先生 何玉梅女士   請假委員 丁潤桂女士	第八屆管理委員會主席 第八屆管理委員會秘書 第八屆管理委員會司庫 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員     第八屆管理委員會委員	〈主席〉 〈秘書〉 〈司庫〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉     〈委員〉
應邀出席者
梁健德先生 吳耀德先生 黃振威先生 李梓誠先生   列席業主 無	宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司	〈區域經理〉 〈高級物業經理〉 〈物業經理〉 〈高級物業主任〉

議程：

 

1)       通過上次會議記錄；

2)       通過是次議程；

3)       商討/議決進行全苑外牆紅外線檢測；

4)       商討/議決檢查位於本苑地底供應B座食水喉閘掣失靈事宜；

5)            商討/議決管理委員會委員主席，副主席，秘書，司庫職責及權力分配（除建築物管理條例指定）外事宜；

6)       商討/議決交核数師做年度核數事宜；

7)       商討/議決調整本苑管理費事宜；

8)       財政報告；

9)       管業處報告；

 

10)  續議事項（如有）。

 

會議內容 於八時三十分，出席委員共有8人，超過法定管理委員會會議出席率(50%)，由主席鄧耀榮先生主持會議並宣佈會議正式開始，並由宜居顧問服務有限公司吳耀德先生協助會議流程。
1.	通過上次會議記錄
	【主席鄧耀榮】：表示於早前各委員已經收到管理處派發之會議記錄，各位委員了解完後，對有關會議記錄是否有任何意見。 【主席鄧耀榮】：表示上次會議記錄的出席委員人名表內賴潤霞女士已經辭職，應該修改，除了上述修改後，就通過上次會議記錄進行表決: 各出席委員一致贊成。
2.	通過是次議程
	【主席鄧耀榮】表示於早前各委員已經收到管理處派發之會議議程，各位委員了解完後，對有關會議記錄是否有任何意見。 【司庫鄭蓮冰】：提出可否把第八項: 財政報告及第七項: 商討/議決調整本苑管理費事宜對調。 【主席鄧耀榮】：就有關2020年9月30日之會議最新議程，進行表決： (1)      通過上次會議記錄； (2)      通過是次議程； (3)      商討/議決進行全苑外牆紅外線檢測； (4)       商討/議決檢查位於本苑地底供應B座食水喉閘掣失靈事宜； (5)      商討/議決管理委員會委員主席，副主席，秘書，司庫職責及權力分配（除建築物管理條例指定）外事宜； (6)       商討/議決交核数師做年度核數事宜； (7)       財政報告; (8)       商討/議決調整本苑管理費事宜； (9)       管業處報告； (10)   續議事項（如有）。   議決通過第8屆管理委員會9月30日第十五次以上會議議程。 各出席委員一致贊成。
3.	商討/議決進行全苑外牆紅外線檢測
	因為早前B座高層單位外牆出現石屎脫落情況，管理處建議進行全苑外牆紅外線檢測，及早找出外牆石屎鬆脫的位置而進行維修，避免再出現上述B座的情況。 【管業處梁經理】：解釋外牆紅外線檢測原理是透過紅外線射向樓宇外牆反射的溫度差別，再補充近年紅外線檢測技術可以用航拍機作為檢測儀器，結果會更準確。 初步估計價是大約15萬以供作為法團參考。 【主席鄧耀榮】：就有關議決進行全苑外牆紅外線檢測議程，進行表決： 出席委員一致贊成。 【主席鄧耀榮】：指示管理處找最少3至5間承辦商進行招標，建議管理處聯絡之前為本苑大維修的顧問公司，邀請進行落標，因為他們曾為本苑有進行全苑外牆紅外線檢測，其報價有參考價值。 【管業處梁經理】：回覆可以。
4.	商討/議決檢查位於本苑地底供應B座食水喉閘掣失靈事宜
	由於在2020年6月10日房屋署承辦商在美城苑對出路段地下爆水管進行緊急維修，發現本苑地底供應B座食水喉閘掣失靈而未能即時恢復B座食水供應。 【管業處梁經理】：對以上事宜再作深入解釋，事原在2020年6月9日晚上本處發現A座對出車閘更亭附近有大量水湧出，於是本處夜更同事致電水務署立刻關水制。接著在6月10日早上房屋署承辦商到場視察及維修，後來他們找到環迴水制並開啟，發覺只有A座及C座恢復供水，再經過緊急維修後，大約在6月11日晚上才恢復B座食水供應。及發現本苑地底供應B座食水喉閘掣失靈而導致未能即時恢復B座食水供應的原因。 初步報價是大約5萬作為法團參考。 【主席鄧耀榮】：就有關議決檢查位於本苑地底供應B座食水喉閘掣失靈事宜議程，進行表決： 出席委員一致贊成。 【主席鄧耀榮】：指示管理處找最少3間承辦商進行招標，待法團審批。
5.	商討/議決管理委員會委員主席，副主席，秘書，司庫職責及權力分配（除建築物管理條例指定）外事宜
	【主席鄧耀榮】:在座各委員為本苑服務已達十年，本人有感委員持續十年的法團工作，有些時候是過份地投入，在處理日常工作時，忘記本身職位甚或超越了其職權而不自知，因而令自已不其然增加了很多壓力，因此 有需要重訂及清楚分配管理委員會委員的職權和責任。 主席職責及權力是建築物管理條例已有訂定，主席是全屋苑管理負責人，日常協調各委員及監督管理公司工作，簡單而言，一切屋苑事，主席是有職有責去行使法律付予的權力。為了更完善管理處工作，各委員除了執行其本人職位的事務外，一切有關日常管理事，如認為需要通知管理處跟進的，都不適宜個別直接指示管理處，應把問題向主席提出，由主席代表管理委員會向管理處反映，並需在7天後追問主席事件進程，一切責任交回管理委員會主席。   秘書職責及權力: 是建築物管理條例已有訂定，在管理委員會內協助主席處理工作，負責妥善保存文件，處理對內對外的文書傳遞，協調業主對屋苑事務的建議或投訴向主席反映。 司庫職責及權力: 是建築物管理條例已有訂定，在管理委員會內協助主席處理工作，負責財務文件處理及存檔，監察日常各項開支是否合理，具體工作包括查核全苑工作人員出勤記錄(工卡)，是否符合管理公司及清潔公司每月向法團申請支取費用的合理支出，各項大少保養維修費用的跟進，確保在合理時間內支付費用予承辦商，跟進管理處制定本苑財務報表及每年財政預算案，跟進全苑財政狀況以便提交法定核數師事務所核數，在財務上發現或感覺有問題有責任在管理委員會內交代或向主席反映，協調業主對屋苑事務的建議或投訴向主席反映。   【主席鄧耀榮】：為免做成多個權力中心指示管理處工作，建議取消各個功能小組運作，包括由主席負責的資訊宣傳策略小組，園藝小組，一切日常管理運作交回管理處主動執行。 經商議後，全體出席委員一致舉手贊成以上的工作安排，並即時執行。
6.	商討/議決交核数師做年度核數事宜
	【管業處吳經理】：匯報目前本苑核數報告至到2017年2月份，欠了2017年3月份，另外2017至2018年度，2018至2019年度及2019至2020年度核數報告因疫情關係未能舉行周年業主大會而未能揀選年度核数師公司來進行核數報告。由於年度核數報告是由4月1 日至明年3月31日，故提議找回2016至2017年度核數師公司來做回2017年3月份符合完整財政年度。而2016至2017年度核數師公司是「嘉達會計師事務所有限公司」提供報價HK$5,000.00。 【主席鄧耀榮】: 了解管業處匯報及就有關議決「嘉達會計師事務所有限公司」報價提供HK$5,000.00做回2016至2017年度核數報告至2017年3月份，進行表決： 出席委員一致贊成。 【主席鄧耀榮】 : 另外就有關議決核数師做年度核數 (2017至2018年度，2018至2019年度及2019至2020年度) ，進行表決： 出席委員一致贊成。 【主席鄧耀榮】: 指示管理處找最少3間核数師公司進行報價，待周年業主大會揀選。
7.	財政報告
	【司庫鄭蓮冰】: 匯報屋苑截止至2020年7月31日財務狀況，中國銀行存款總額為HK$731,823.82，恆生銀行存款總額為HK$2,255,044.07，交通銀行存款總額為HK$7,918,616.18，3間銀行存款總額為HK$10,905,484.07。 匯報屋苑截止至2020年8月31日財務狀況，中國銀行存款總額為HK$761,872.60，恆生銀行存款總額為HK$2,108,638.59，交通銀行存款總額為HK$7,918,616.18，3間銀行存款總額為HK$10,789,127.37。 【司庫鄭蓮冰】: 表示2020年4月份收支表已經張貼於各座大堂位置，顯示當月總收入為$1,034,390.66， 總支出為$1,025,933.35，盈餘為HK$8,457.31。 表示2020年5月份收支表已經張貼於各座大堂位置，顯示當月總收入為$1,100,509.44， 總支出為$1,088,255.02，盈餘為HK$12,254.42。 【司庫鄭蓮冰】: 有關於大堂張貼收支表已按法例規定張貼，提醒管理處將按時更新有關收支表。 【主席鄧耀榮】: 提出由於原本屋苑合資格簽支票委員包括副主席，秘書，司庫及古玉霜委員，並四人當中要有三名委員簽名及包括司庫簽名支票才可以生效。現在副主席已經離世，只餘下三名委員簽發支票。所以提出要增加委員可以簽發支票的資格，有委員提議主席及勞國華委員，他們都願意負責這項職務。 【主席鄧耀榮】: 就有關增加主席及勞國華委員為合資格簽發支票委員，進行議決: 出席委員一致贊成。
8.	商討/議決調整本苑管理費事宜
	【主席鄧耀榮】: 剛收到司庫匯報本苑財政報告，直至2020年8月31日財務狀況，本苑3間銀行存款總額大約為一仟萬港元。向管理公司查詢本苑盈餘是否健康穩固財政儲備。 【管業處梁經理】：回覆屋苑盈餘金額大約要有相等於六個月管理費金額才為之健康穩固財政儲備，另外各業主的三個月管理費按金是不得使用。再補充現時每月管理費收入約一佰萬，扣減三個月管理費按金約三佰萬，屋苑盈餘還有約七佰萬(相等於七個月管理費金額) ，都屬於財政穩固健康水平。 【主席鄧耀榮】: 就有關調整本苑管理費事宜，進行議決: 出席委員過半數反對調整本苑管理費事宜。
9.	管理處報告
	9.1屋苑管理費拖欠紀錄
	【管業處吳經理】：匯報早前管理處入稟小額錢債審裁處處理三個單位，在2020年9月14日並得到小額錢債審裁處裁決向該單位業主追討，並提議發出侓師信再次追討。 【主席鄧耀榮】: 表示管業處應再發出追收管理費最後警告信，要求發信後七天內繳付小額錢債審裁處裁決總金額，如果未能繳付，管業處會委託侓師行再發出侓師信追討並向該單位業主追討一切所需侓師行費用。
	9.2 屋苑財產保險事宜
	【管業處吳經理】：匯報屋苑財產保險內保額只佔有重建總價值的80%，未能符合一般保險公司所要求85%，風險是可能對索償單位出現未能賠償足夠金額的影響，故提議是否需要增加保額。
	【管業處梁經理】：補充解釋一般屋苑會找物業估價公司定期估算物業重建價值(一般每五年評估一次)，法團可以根據估算物業重建價值去購買財產保險的保額。 【主席鄧耀榮】: 待下次保險續保前指示管業處索取報價進行評估，待法團審批。
	9.3屋苑範圍地界事宜
	【管業處吳經理】：匯報早前收到1823政府投訴熱線通知關於屋苑C座對出幾個方型地面花糟長出雜草問題及屋苑C座出口連接美槐樓的花糟衛生問題，經與美林邨管理處溝通後，發現屋苑C座對出共有三個方型地面花糟是屬於本苑負責範圍及需要處理，另外屋苑C座出口連接美槐樓的花糟都是屬於本苑負責範圍及需要處理。 【主席鄧耀榮】: 關於屋苑C座對出三個方型地面花糟是法團已經知悉並指示管理處進行招標把上述地面花糟填平，至於屋苑C座出口連接美槐樓的花糟衛生問題，表示過去三十多年這個花槽都屬於美林邨管理處負責，如果現在是本苑應要負責管理範圍，可能涉及其他設施都要負責，例如: 照明系統及圓柱飾面等等。現要求管業處找地政署圖則是否該地段屬於本苑管理範圍後才作定論。 【管業處梁經理】：表示跟進處理。
	9.4樓層垃圾房內垃圾槽門更換事宜 【管業處吳經理】：匯報早前在B座四樓垃圾房做了垃圾槽門樣版，並通知勞工處前來視察。但直至現在，勞工處仍未到場視察，如果合格，本處將會進行招標以上述地方的垃圾槽門樣版作為全屋苑更換標準。 【主席鄧耀榮】: 指示管業處應發信通知勞工處可以到來視察。   9.5各座地下大堂空調漏水事宜 【管業處吳經理】：匯報將會在2020年10月8日開始進行各座地下大堂空調清洗服務，再觀察清洗完成後是否再有漏水情況出現。 【管業處黃經理】：表示過往其他屋苑經驗，都是每年約三月至四月份進行空調清洗服務，確保夏季來臨時空調運作正常。 出席委員一致贊成以上的安排。
10	續議事項（如有）
	10.1跟進擺放雜物事宜
	【委員勞國華】：表示單位外擺放鞋隻等雜物的情況仍然嚴重，容易阻塞通道及影響環境衛生；另苑內雜亂擺放單車的情況亦非常嚴重，要求管業處跟進改善。 【管業處黃經理】：表示跟進處理。
	10.2跟進行人天橋頂清除雜草事宜
	【委員勞國華】：表示屋苑內行人天橋頂長滿雜草需要定期清理問題。
	【管業處吳經理】：回覆表示已經知會清潔公司，將會下周處理。
	10.3跟進A座天台去水渠更換事宜
	【主席鄧耀榮】: 查詢有關A座天台去水渠更換情況?
	【管業處吳經理】：回覆表示已經聯絡A座兩位頂層業主可以提供單位入內進行更換天台去水渠，現有三份報價回來，最平承辦商報價分別更換膠去水喉每條費用是HK$3,900.00及更換紅筒每條費用是HK$6,540.00以供法團考慮。 【主席鄧耀榮】: 向管理處提供屋苑過往六樓以下需要更換去水渠才會使用紅筒物料，否則使用膠去水喉就可以。 【管業處吳經理】：會跟進使用膠去水喉作為更換天台去水渠物料報價文件，稍後給法團審批。
	10.4跟進管理公司進場樓宇堪察報告事宜
	【主席鄧耀榮】: 表示管理公司是有責任提醒法團有什麼地方需要維修及改善方案，並提及管理公司進場時，曾經呈交一份樓宇堪察報告給法團並要求管理公司跟進相關項目。
	【管業處梁經理】：回覆表示跟進處理。
是次會議於晚上11時35分結束。