第八屆管理委員會第七次會議記錄

美城苑業主立案法團

第八屆管理委員會第七次會議記錄

日期：2018年4月13日（星期五）

時間：晚上八時正

地點：美城苑業主立案法團會址 (逸城閣地下 )

出席委員
鄧耀榮先生 潘樹榮先生 黃高文先生 鄭蓮冰女士 古玉霜女士 賴潤霞女士 盧舜粧女士 勞國華先生 何玉梅女士	第八屆管理委員會主席 第八屆管理委員會副主席 第八屆管理委員會秘書 第八屆管理委員會司庫 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員	〈主席〉 〈副主席〉 〈秘書〉 〈司庫〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉
應邀出席者
葉新發先生 關德華先生 林嘉輝先生 羅世昌先生	宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司	〈物業經理〉 〈高級物業主任〉 〈總公司物業經理〉 〈總公司工程部〉

議程：

1)            通過是次會議議程；

2)            通過第8屆管理委員會2018年1月5日第6次會議紀錄；

3)            法團司庫財務報告；

3.1)   報告屋苑收支審查報告；

3.2)   報告屋苑截止至2018年2月28日財務狀況；

3.3)  商討及議決2018年4月1日至2019年3月31日收支預算；

4)            管理公司報告；

4.1)  大維修工程跟進事宜；

4.2)  報告2017年12月至2018年2月管理公司出勤紀錄；

4.3)  報告屋苑2017年12月至2018年2月已批核維修工程內容及跟進情況；

4.4)  報告2017年12月至2018年2月升降機故障事宜；

4.5)  管理公司工作匯報；

4.6)  管理公司勘察報告匯報；

5)   議決事項；

5.1)  商討及議決暫停各功能小組事宜；

5.2)  商討及議決室內污水渠/清水喉/氣喉工程合約事宜；

5.3)  商討及議決2018-2020年度清潔服務合約事宜；

5.4)  商討及議決設立保安員勤工獎事宜；

5.5)  商討召開週年業主大會事宜；

6)   續議及跟進事項；

6.1)  足球場維修進度；

6.2)  外圍閘改善進度；

6.3)  順豐快運櫃跟進；

7)   其他事項。

        第8屆管理委員會第8次常務會議日期及時間。

會議內容： 於八時十五分，出席委員共有9人，超過法定管理委員會會議出席率(50%)，由主席鄧耀榮先生主持會議並宣佈會議正式開始，並會安排由宜居葉新發先生協助會議流程。
1.	通過是次會議議程；
	【主席鄧耀榮】:表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。表示因此因此就有關2018年4月13日之會議議程，進行表決： 議決通過第8屆管理委員會4月13日第七次會議議程。 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧，何玉梅 反對：無人
2.	通過第8屆管理委員會2018年1月5日第6次會議紀錄；
	【何玉梅委員】:表示2018年1月5日第6次會議記錄中，4.1項7月份總收入與 6月份總收入相同需要進行修訂。 【主席鄧耀榮】:表示就有關意見管理公司需要進行核對修訂。 【主席鄧耀榮】: 表示表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。因此就通過2018年1月5日第6次會議紀錄，進行表決： 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧，何玉梅 反對：無人
3.	法團司庫財務報告；
	3.1) 報告屋苑收支審查報告；
	【司庫鄭蓮冰】:表示該2017年10月份收支表顯示當月總收入為$972,584.7， 總支出為$863,335.14，盈餘為HK$109,249.56，截至10月份為止本年度累積盈餘為$189,451.73。 3.2) 報告屋苑截止至2018年2月28日財務狀況； 【司庫鄭蓮冰】:匯報屋苑截止至2018年2月28日財務狀況，中國銀行存款總額為HK$409,677.18，恆生銀行存款總額為HK$1,733,052.24，交通銀行存款總額為HK$8,653,003.38，3間銀行存款總額為HK$10,795,732.8。 3.3) 商討及議決2018年4月1日至2019年3月31日收支預算； 【管業處葉經理】: 宜居葉新發先生匯報由2018年4月1日至2019年3月31日收支預算，就本年度預算雖然有部分保養費用及工程費用有所增加，但由於減少固定電力裝置WR2工程及2018年4月1日已進行調整管理費用，因此本年度預算平均每月盈餘為HK$35,633。 【何玉梅委員】:表示就本年度預算中園藝及節日時花項目費用較大。 【司庫鄭蓮冰】:表示由於本年度園藝服務花王人數由原本1人調整至1.5人，因此園藝及節日時花項目增幅比率較大。 【主席鄧耀榮】:表示如各委員未有任何問題，表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。因此就議決通過2018年4月1日至2019年3月31日收支預算，進行表決： 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧，何玉梅 反對：無人
4.	管理公司報告； 4.1) 大維修工程跟進事宜； 【管業處葉經理】:表示早前維修小組已經與管理處進行交流，會整理大維修及細項維修工作之列表，列明匯報「健煒建築有限公司」的時間及其維修完成或未完成的情況，管理處會定期進行更新。由2018年1月份開始至今健煒已經完成大部分項目，但仍有部分工程需時，因此工程期有所延誤。 【主席鄧耀榮】: 表示就有關工程列表中，部份工程項目已經匯報多時，至今仍未有進行工程，因此需要書面文件作為支持，以方便日後跟進及處理。管理公司應發信要求健煒有明確答覆。 【管業處葉經理】:表示會於近期安排健煒及顧問公司與維修小組進行會議，商討缺憾跟進情況，工程公司及顧問公司有需要就保固期進行最後維修缺憾表。 4.2) 報告2017年12月至2018年2月管理公司出勤紀錄； 【管業處葉經理】:表示由12月份出勤表現未如理想，尚欠夜更管理員一名因此整體扣薪額為HK$19,363。於1月份由於尚欠夜更管理員一名及日更主管離職，因此整體扣薪額為HK$38,870，於2月份情況由於尚欠夜更管理員一名及日更管理員一名，另外由於一名夜更保安身體不適因此長期需要住院檢查，因此整體扣薪額為HK$33,118。其後於3月份有所改善，已聘請部分保安員填補空缺，但由於有一名身體不適之員工，體能未能乎合工作要求，因此自行離職。 4.3) 報告屋苑2017年12月至2018年2月已批核維修工程內容及跟進情況； 2017年 12月份 工程紀錄表 申請日期 工程項目 承辦商 跟進情況 11/12/2017 申請更換室內污水喉,清水喉及氣喉工程(A3306至A3406) 怡保工程 已完工 11/12/2017 申請更換室內污水喉,清水喉及氣喉工程(A1416至A1516) 環衛工程 已完工 28/12/2017 更換室內污水喉工程(A2311至A2511) 環衛工程 已完工 2018年 1月份 工程紀錄表 申請日期 工程項目 承辦商 跟進情況 2/1/2018 油漆訂購 友暉宏業漆油 已完工 3/1/2018 油漆訂購 友暉宏業漆油 已完工 4/1/2018 申請進行定期清洗各座食水缸工程 TECHTO INDOOR AIR QUALITY SERVICES 已完工 15/1/2018 申請定期以高壓水槍通A、B及C座所有地下污水渠及清水渠工程 創先環保 已完工 15/1/2018 油漆訂購 友暉宏業 已完工 26/1/2018 油漆購買 友暉宏業 已完工 26/1/2018 購買絕緣電阻測試器 生昌電業有限公司 已完工 27/1/2018 更換逸城閣213單位咸水三叉一個 錦江工程 已完工 27/1/2018 緊急維修貴城閣3樓喉管房沖廁水上水喉 錦江工程 已完工 2018年 2月份 工程紀錄表 申請日期 工程項目 承辦商 跟進情況 5/2/2018 申請更換貴城閣2612單位煤氣喉工程 香港中華煤氣 已完工 4.4) 報告2017年12月至2018年2月升降機故障事宜；. 【管業處葉經理】:表示由2017年12月開始經過整體檢查後，升降機報維修次數有明顯改善，例如12月份只有9次報維修，而且未有出現連續幾天停機進行維修的情況。 【何玉梅委員】:表示33號升降機運行時有嘈音情況，至今仍然有出現，而且近日發現有部分升降機開門時出現高低不平。 【主席鄧耀榮】: 表示就何玉梅委員提出的問題，管理公司需要向升降機保養公司進行了解及維修跟進，以免升降機運行時有嘈音情況。另亦請管理處講解一下現時的日常電梯保養情況。 【管業處葉經理】:本苑升降機每月會進行2次例行之日常保養及檢修工程。而本苑升降機年檢為每年1次，已於2018年1月完成。就近期有其他屋苑之升降機問題，本處已經向升降機保養公司進行查詢，而升降機保養公司回覆，將安排於一次就升降機安全系統進行檢查。 4.5) 管理公司工作匯報； 【管業處葉經理】:表示本處收到房屋署轉介，康文署會於美林體育館更換全新的冷氣系統，雖然並非本苑之事宜，但由於有關之更新工程物料，需要經由本苑的範圍之消防通道通過，因此申請工程期間使用河邊消防閘及消防通道以作運輸用途。而管理處已於早前參與有關工程會議中提出需要注意事項，例如：所有工程車輛不可停留本苑範圍內，本苑範圍之設施如因有關工程而損壞，需要署方負責進行維修。而工程將於6月初至6月尾進行。 【管業處葉經理】: 表示早前於2月初本苑B座一低層單位有污水塞渠事故，已經轉交保險公司處理，由於受影響單位報申索之金額較大，合共44萬，因此於會議上進行匯報。而保險公司現已回覆業戶拒絕有關之申索。 【管業處葉經理】: 表示地政署就本苑B座之數碼通系統會作出跟進行動，會再有文件通知本苑。以本處了解數碼通仍就有關事宜向部門申請豁免，但暫時未能成功。根據數碼通合約所有有關處理政府部門之事項，均由數碼通負責。 【主席鄧耀榮】: 表示就上述事宜，管理處應向總公司及法團顧問律師進行匯報，讓總公司及顧問律師提供協助及意見以供本苑參閱。並且需要去信地政署表示本苑會積極與數碼通跟進上述事宜，希望地政署可以寬限期限，以圓滿解決。 4.6) 管理公司勘察報告匯報； 【管業處葉經理】: 表示根據勘察報告本苑有部份喉管出現滲漏、部分設施房牆身及天花出現裂痕、部分走廊位置出現裂紋、氣窗損壞、水線斷裂、門鎖損壞等等。管理處會安裝跟進，另外有部份需要大維修工程的「健煒建築有限公司」進行跟進，而於本苑單車空格位置本處發現有牆身出現之裂痕，管理處會出信通知有關部門跟進。 【主席鄧耀榮】: 表示有部分需要「健煒建築有限公司」進行跟進之部分需要抽出，於工程會議中與「健煒建築有限公司」進行商討。另外其他位置如需要本苑技工進行維修之項目，管理公司要詳細列明工程時間表，以便屋苑技工跟進。另外有部分外判工程需要於管理委員會上進行商討列明風險程度，再行跟進。
	【管業公司羅世昌先生】: 表示本苑外牆情況實際以目視檢查，暫時發現有少部分位置有裂紋，但如果需要詳細報告，仍然需要進行紅外線勘察方可作準，但有關外牆情況未到危險情況。另外根據本苑整體的勘察情況，本苑設施大部分只是輕微損壞，因此只要安排適當時間進行維修，相信可以盡快完成。
5.	議決事項； 5.1) 商討及議決暫停各功能小組事宜； 【主席鄧耀榮】:表示本苑有不同功能小組，功能小組發揮各自的所長，但由於功能小組出現可能會影響工作進度，從而延長工作程序，影響管理公司工作。因此於本次會議進行商討，是否暫停各功能小組。 【賴潤霞委員】:表示應該暫停各功能小組工作幾個月，將屋苑管理交由管理公司負責，以免影響管理公司日常工作。 【管業處葉經理】:表示有部分功能必須要維持，例如：財務及工程審批。 【主席鄧耀榮】:表示財務事宜一直由司庫負責，因此不會由於暫停各功能小組而有任何影響，而有關工程方面，委員會仍然進行協助工作，但不會將有關責任全由功能小組負責人承擔。 【司庫鄭蓮冰】:表示本苑大部分功能小組都可以為管理處提供協助，以方便管理處工作，至於是否暫停功能小組工作，未有其他意見。 【何玉梅委員】:表示作為清潔小組組長多月來未見有顯著成效，因此希望可以暫時取消功能小組，由管理處全權負責，從中學習，而且暫時取消功能小組並不代表委員不可向管理公司提供意見。 【勞國華委員】:表示工程小組取消後，各委員都可以進行監察，而且各委員都可以提供不同意見。 【主席鄧耀榮】:表示表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。因此就議決暫停各功能小組事宜，進行表決： 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧，何玉梅 反對：無人 5.2) 商討及議決室內污水渠/清水喉/氣喉工程合約事宜； 【管業處葉經理】:表示於早前開標會議中已經進行商討，因此建議由「宏峻建築工程公司」及「環衛工程公司」承辦2018年4月1日至2019年3月31日之室內污水渠/清水喉/氣喉工程合約。 【主席鄧耀榮】:表示表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。因此議決「宏峻建築工程公司」及「環衛工程公司」承辦2018年4月1日至2019年3月31日之室內污水渠/清水喉/氣喉工程合約，進行表決： 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧，何玉梅 反對：無人 5.3) 商討及議決2018-2020年度清潔服務合約事宜； 【主席鄧耀榮】:表示根據早前之清潔問卷調查，本苑現時之清潔狀況有34.69%表示滿意，45.58%表示可以接受，只有19.73%表示不滿，因此於是次會議上議決2018-2020年度清潔服務合約是否接納續約標書或進行公開招標。 【主席鄧耀榮】:表示表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。因此就議決2018-2020年度清潔服務合約，接納現時清潔公司(偉柏環境服務有限公司)以每月費用$175,000續約，進行表決： 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧，何玉梅 反對：無人 5.4) 商討及議決設立保安員勤工獎事宜； 【主席鄧耀榮】:表示表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。因此就是否設立保安員勤工獎事宜，過往安排是有設立勤工獎的，而就現時是否重新設立，諮詢下各位意見。 【管業處葉經理】:表示勤工獎只為本苑保安員設立，日更及夜更合共14名保安員工有資格獲得，建議如果保安員當月並沒請事假、病假、遲到或早退都可以獲得保安員勤工獎$500。 【司庫鄭蓮冰】:表示作為保留及招募基層員工，最直接的方法是於薪津反映，另外勤工獎可以勉勵保安員出勤，減少缺勤情況出現。 【主席鄧耀榮】:表示表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。因此就議決設立保安員勤工獎事宜，進行表決： 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧，何玉梅， 反對：無人 【管業處葉經理】:表示有關保安員勤工獎將於2018年5月1日正式開始實行。 5.5) 商討召開週年業主大會事宜； 【主席鄧耀榮】:表示由於需要租借學校禮堂召開週年業主大會，因此要求管理公司諮詢附近學校索取日程表，以供法團參閱。
6.	續議及跟進事項；
	6.1) 足球場維修進度； 【管業處葉經理】:表示根據早前報價，揀選之最低標工程公司「大西洋工程(香港)有限公司回覆信函表示，由於公司工程業務繁忙，因此未能安排工程，因此需要重新招標。 6.2) 外圍閘改善進度； 【主席鄧耀榮】:表示早前已經與健煒建築有限公司進行商討，暫時將有關工程延期，直至所有工程保固期完結，合約結束後再為本苑跟進有關工程。 6.3) 順豐快運櫃跟進； 【管業處葉經理】:表示收到順豐快運提交之最新方案，由於智能櫃需要進行加固工程，因此經過環境及現場考察，不建議於逸城閣進行安裝，改為於A座外之有蓋位置。現時建議每月租金費用為HK$3,000，包括安裝費用。 【主席鄧耀榮】:表示就有關順豐快運櫃早前會議中已經進行商討，現要求每月費用為HK$ 5,000，因此需要管理公司再行與順豐快運再行商討。
7.	其他事項。 第8屆管理委員會第8次常務會議日期及時間。
	下次會議日期將另行商議。
是次會議於晚上11時45分結束