2018年1月5日管理委員會第六次會議記錄

	美城苑業主立案法團 第八屆管理委員會第六次會議記錄 日期：2018年1月5日（星期五） 時間：晚上八時正 地點：美城苑業主立案法團會址 (逸城閣地下 ) 出席委員 鄧耀榮先生 潘樹榮先生 黃高文先生 鄭蓮冰女士 陳景文先生 古玉霜女士 賴潤霞女士 丁潤桂女士 盧舜粧女士 胡志財先生 勞國華先生 魏鑑明先生 何玉梅女士 第八屆管理委員會主席 第八屆管理委員會副主席 第八屆管理委員會秘書 第八屆管理委員會司庫 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 第八屆管理委員會委員 〈主席〉 〈副主席〉 〈秘書〉 〈司庫〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 〈委員〉 應邀出席者 潘卓男先生 葉新發先生 關德華先生 陳國光先生 宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司 宜居顧問服務有限公司 偉柏環境服務有限公司 〈區域經理〉 〈物業經理〉 〈高級物業主任〉 〈經理〉 議程： 1)             通過是次會議議程； 2)             通過第8屆管理委員會2017年10月6日第5次會議紀錄 及2017年11月17日特別會議記錄； 3)             邀請清潔公司代表出席商討屋苑清潔服務事宜； 4)             法團司庫財務報告； 4.1) 報告屋苑收支審查報告； 4.2) 報告屋苑截止至2017年11月30日財務狀況； 5)             管理公司報告及議決事項； 5.1)  商討及議決2018年4月1日開始調整管理費事宜； 5.2)  商討及議決室內污水渠/清水喉/氣喉工程事宜； 5.3)  報告2017年9月至11月管理公司出勤紀錄； 5.4)  報告屋苑2017年9月至11月已批核維修工程內容及跟進情況； 5.5)  報告2017年9月至11月升降機故障事宜； 5.6)  管理公司工作匯報； 5.7)  大維修工程工作匯報； 6)  各功能小組工作報告及商議事項； 6.1)  保安事務小組； 6.2)  環境衛生監察小組； 6.3)  維修保養小組； 6.4)  投訴事務小組； 6.5)  園藝小組； 6.6)  資訊宣傳策略小組； 7)   其他事項。 會議內容： 於八時十五分，出席委員共有10人，超過法定管理委員會會議出席率(50%)，由主席鄧耀榮先生主持會議並宣佈會議正式開始，並會安排由宜居葉新發先生協助會議流程。 1. 通過是次會議議程； 【何玉梅委員】:表示建議於會議議程上增加一項議程為續議事項。用以跟進會議上未完成及跟進中之項目。 【副主席潘樹榮】:表示為加快會議進行，建議就有關續議事項由負責功能小組進行商討，於正式會議上進行投票。 【主席鄧耀榮】:表示就有關續議事項可於是次會議中嘗試進行。 因此就有關2018年1月5日之會議議程，進行表決： 議決通過第8屆管理委員會1月5日第六次會議議程。 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧，何玉梅，       陳景文 反對：魏鑑明 2. 通過第8屆管理委員會2017年10月6日第5次會議紀錄 及2017年11月17日特別會議記錄； 【管業處葉經理】:表示管理公司已經將有關之會議記錄附上，並且於早前已經派發至各委員信箱以供各委員參閱。就有關該兩次會議記錄一次為常務會議，一次為特別會議，特別會議之內容主要為急需議決之問題例如：向房協申請保險、園藝合約事宜及升降機保養合約事宜。就有關事項已經全部跟進完成。 【主席鄧耀榮】:表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。表示因此就通過2017年10月6日第5次會議紀錄及2017年11月17日特別會議記錄，進行表決： 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，古玉霜，勞國華，賴潤霞，盧舜粧 反對：何玉梅，魏鑑明 3. 邀請清潔公司代表出席商討屋苑清潔服務事宜； 【管業處葉經理】: 本次會議邀請到本苑清潔服務公司分區經理陳國光先生到場跟進及匯報有關清潔服務情況。各委員可提出有關清潔服務之意見，使本苑清潔服務有更好改善，而本苑之清潔合約將於2018年5月份到期。 【主席鄧耀榮】:表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。表示本次邀請到陳生到場參與會議，希望陳生更多了解各委員及環境衛生監察小組對本苑清潔服務之意見，從而逐一向各委員解答，而另一方面想了解清潔公司及清潔員工工作上之困難，從而作出改善。 【何玉梅委員】:表示有關本苑行人通道頂之清潔問題，由於早前清潔公司仍然於禁制令期間，因此未能進行清理，由7月份開始解除禁制令後，至今是否已經完成一次全面清洗?因此希望有個正式的完工期，以便有住戶提問時可以即時回覆。 【陳國光先生】:表示就有關行人通道頂之清潔於9月份已經完成一次，於12月初完成第二次，由於經過一年時間大部份行人通道頂已經長滿青苔，因此大大增加清潔困難。 【管業處葉經理】:總結就有關行人通道頂清潔安排，要求陳國光先生根據合約要求清晰工作時間及完成日期，12月已經完成，而1月份清潔事宜希望於過年前完成。 【陳國光先生】:表示同意並且為增加清潔小組對工作的了解，會於工作時將有關清潔照片於電話群組張貼，並且會預早提供清潔日程，以供參閱。 【司庫鄭蓮冰】:表示管理公司是否有監督清潔公司嚴格依照大堂張貼之工作日程表進行工作，是否有更可靠的方案以便檢查及監督清潔工作。大堂張貼之工作日程表是依照清潔合約要求進行安排，但如果欠缺有效之監察，會影響工作，因此要求駐本苑清潔管工，每天填寫工作進度表，從而有效監察到每日工作之進程。 【陳國光先生】:表示就有關事宜會即時安排工作日程記錄。於1至2星期內實行。 【司庫鄭蓮冰】:表示就有關本苑清潔員工欠缺打卡事宜，上次會議已經提出有關問題，但有部分員工仍然有欠缺打工卡情況，因此需要重視處理。另外有一個清潔男工的工卡，打卡位置都是全花了看不到打卡時間，這情況連續約十天，其他員工工卡同一時段並無此現象，即表示問題不出在打卡機本身，作為監管本苑財務的司庫，我並不接受那工卡內容。發薪給清潔員工是貴公司的責任，監察是否合理按合約支付每月清潔費給貴公司是法團，因此 司庫必須把上述事件匯報管委會。按合約每月清潔費用是16萬3仟元，司庫已先支付16萬元，尾數要待清潔公司處理好上述事宜，才能支付，請清潔公司盡快處理，以免阻礙本苑收支表的進度。 【陳國光先生】:表示就有關清潔員工漏打卡事宜早前已經進行回覆，於8月份及9月如發現員工漏打卡情況會即時通知管理處，由清潔管工進行簽署並且管理處負責人加簽以作實，然後加備駐進行解釋，但由於事件發生時間較久因此未能盡錄有關事情。 【主席鄧耀榮】:表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。表示於上次與陳先生開會時也有商討，有關清潔員工欠缺打卡事宜，在場陳生也承諾以後不會有同類事發生，因此當時會議上一致同意下不為例，如有發現視作缺席處理。故此 現在再出現此事，是否扣糧責任由貴公司負責，法團只看工卡定奪出勤真相來扣減費用。 【管業處葉經理】:總結就有關打卡事宜，工人有責任如發現有問題之情況需要立即通知管工進行處理，然後駐場管工需要通知管理處經理進行簽批。 【委員】:欠缺打卡找主管簽名當作漏打卡本來己不合理由，打卡是檢核出勤計糧的程序，員工有責任小心面對，不能無打卡就找來主管簽名當有返工，漏打卡那種情況不排除是有可能，但不會同一人多次漏打卡，主管就多次幫其簽名，那樣會令人聯想是合謀欺騙金錢。 【主席鄧耀榮】:香港很多公司，員工出勤計糧如果有打卡機制就按機制計量，代人打卡是違法的。表示同意管理處葉經理之安排如果有關錄音有記錄，建議進行補充。就有關C座垃圾槽淤塞一事，陳生是否有到場進行檢查。 【陳國光先生】:表示早前與管理處關先生到現場進行測試，高層並未出現任何問題，但於低層進行測試時出現有阻塞之情況，可能由於低層衝力不足引致。清潔公司會安排員工用竹簍先收取低層1-4樓垃圾，而其他樓層則依舊用垃圾槽進行，而實行有關安排後情況已經有明顯改善。 【司庫鄭蓮冰】:表示清潔公司有一名員工於工作期間進行私人拾荒工作，因此影響日常工作，希望清潔公司多加留意並加以處理。 4. 法團司庫財務報告； 4.1) 報告屋苑收支審查報告； 【管業處葉經理】:表示該2017年6月份收支表顯示當月總收入為$980,998.26， 總支出為$899,789.83，盈餘為HK$80,596.53，截至6月份為止本年度累積盈餘為$39,775.6。2017年7月份收支表顯示當月總收入為$980,998.26， 總支出為$972,455.24，盈餘為HK$8,543.02，截至7月份為止本年度累積盈餘為$39,775.6。 4.2) 報告屋苑截止至2017年11月30日財務狀況； 【司庫鄭蓮冰】:匯報屋苑截止至2017年11月30日財務狀況，中國銀行存款總額為HK$813,445.61，恆生銀行存款總額為HK$1,298,345.87，交通銀行存款總額為HK$10,118,665.8，3間銀行存款總額為HK$12,230,457.28。 【何玉梅委員】:表示本苑花旗銀行存款戶口一直未有存款至有關銀行，是否需要收服務費用。 【司庫鄭蓮冰】:補充回覆以往法團會透過管理公司向各銀行索取存款利息資料，法團會揀選最高利率之銀行作定期存款銀行。法團近年並沒有揀選花旗銀行，而花旗銀行並沒有向本苑收取任何服務費用，因此一直保留有關銀行戶口。 【何玉梅委員】:表示根據財務報表銀行會收取本苑自動轉帳費用，是否每月收取。 【司庫鄭蓮冰】:回覆恆生銀行會每月收取本苑自動轉帳徵收管理費的服務費用。 【魏鑑明委員】:表示詢問有關本苑收支表中有關折舊一項，為何近期一直為零支出。 【司庫鄭蓮冰】: 回覆就折舊一項，每年年結時進行結算因此不會於每月收支表中顯示。 5. 管理公司報告及議決事項； 5.1)  商討及議決2018年4月1日開始調整管理費事宜； 【主席鄧耀榮】:表示就有關管理費調整事宜已於上次會議中進行商討，而且透過住戶問卷諮詢各業戶意見，而於本次會議進行議決調整管理費。 【管業處葉經理】:補充於2017年11月15日管理處收回561份調整管理費問卷回條，回收率佔全屋苑單位的25.59%，而問卷當中選擇調整10%增幅佔總發出問卷之12.36%，選擇不作調整佔總發出問卷之8.03%，選擇調整15%增幅佔總發出問卷之3.51%，選擇調整20%增幅佔總發出問卷之0.96%，按比例結果以調整10%增幅為最多選擇。 【主席鄧耀榮】:表示雖然問卷調查以大比數選擇增加幅度為10%，但最終仍然需要委員會進行投票通過。因此就有關於2018年4月1日調整管理費進行表決： 選擇增加幅度為20%之委員：無 選擇增加幅度為15%之委員：古玉霜，賴潤霞 選擇增加幅度為10%之委員：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，勞國華，盧舜粧，何玉梅，                           魏鑑明，丁潤桂，陳景文，胡志財 選擇增加幅度為 0%之委員：無 通過於2018年4月1日起調整增加管理費10%。 5.2)  商討及議決室內污水渠/清水喉/氣喉工程事宜； 【副主席潘樹榮】:表示本苑污水渠/清水喉/氣喉工程費用相對往年有所上調，主要由於工程人員的工資上調及物價上漲，因此建議進行公開招標希望可以減少工程費用，但由於登報招標要收取費用，因此建議於會議上進行議決。 【管業處葉經理】:補充本苑污水渠/清水喉/氣喉工程合約將於2018年3月31日到期，因此管理公司會向過往於本苑進行工程之公司進行邀請，而本年度截至12月份合共更換污水渠/清水喉/氣喉工程費用為$201,955。 【主席鄧耀榮】:補充就有關刊登廣告事宜可以於報章內版分類小廣告中進行，從而降低登報成本，而且可以通知有關工程公司刊登廣告事宜，由他們考慮是否索取標書落標。 就有關污水渠/清水喉/氣喉工程進行上述登報招標，進行表決： 贊成：潘樹榮，黃高文，鄭蓮冰，勞國華，盧舜粧，何玉梅， 魏鑑明，丁潤桂，       陳景文，胡志財，古玉霜，賴潤霞 反對：無人 管理委員會一致就污水渠/清水喉/氣喉工程進行登報招標。 5.3)  報告2017年9月至11月管理公司出勤紀錄； 【管業處葉經理】:表示由9月份至11月份開始相對缺勤扣薪金額較大，9月至11月因為欠一名管理員及不足5人當值，法團按合約扣減管理公司缺勤費及缺勤罰款，分別在9月扣款$15,296.00元，罰款$1,200.00元;10月扣款$18,672.00元罰款$5,400.00元; 11月扣款$26,933.00元罰款$5,700.00元。由於夜更同事離職後至現時為止仍然未能將空缺補充。而由11月份開始由於日更主管離職後未能即時聘請管理員，因此扣薪金額更大。 【管理公司區域經理潘先生】:表示於沙田區本公司有不少服務中的屋苑，因此公司會嘗試於其他服務區域進行安排，會將有關資料轉交美城苑進行揀選，盡快填補夜更保安空缺。                                                                                                                        【主席鄧耀榮】:表示法團極不願意看到扣款罰款的情況，只希望有足夠人手為本苑服務，就有關本苑聘請管理員困難，是否有更好建議可以提供參考。 【管理公司區域經理潘先生】:表示根據本公司多年經驗，本公司會作出以下改善，以吸引更多保安員，首先我們了解到保安員福利上未有包括醫療等福利，因此會增加醫療福利，而年尾花紅方面本公司也會根據同事表現而發放，而本公司所有私營屋苑保安員薪金都會於4月1日，根據同事服務表現而進行調整，從而保留現時員工及吸引新保安員加入。 【主席鄧耀榮】:表示如果管理公司需要進行培訓工作，本苑可提供場地，並且可提前讓各委員得知，讓各委員可以從旁參與提供意見。 【管理公司區域經理潘先生】:表示管理公司完全同意主席意見，並且將會有位新任保安經理上任，保安經理上任後會安排每個月進行巡視、培訓工作及演習，另外本公司已經更新屋苑之指引例如緊急事件處理、客戶服務及保安要求。有關指引將於3月份派發致本苑。 【主席鄧耀榮】:表示就有關處理本苑違規飼養狗隻安排，潘經理是否有更好提議可以提供本苑進行參考，從而達到效果，使到各業戶可以共同遵守。 【管理公司區域經理潘先生】:表示本公司有部分屋苑也出現相關的問題，就有關事宜各屋苑法團需要依照法、理、情進行考慮。首先各委員必須要有一致共識，根據大廈公契列明，本苑不可以飼養狗隻，而本苑可以透過律師事務所申請全苑禁制令，禁止飼養狗隻於本苑範圍出現，如有關單位經多次勸喻未有改善，本苑可以實行禁制令之權力，進行報警處理，希望各業戶自律，希望達致和諧屋苑。 【管理公司區域經理潘先生】:表示就有關本苑僭建物事宜，本公司已經為屋宇署及建築署之認可顧問承辦商，如果本苑有任何懷疑僭建物可以透過駐場經理通知公司，安排負責同事到場進行視察，從而以建築署之標準提供專業意見。 5.4)  報告屋苑2017年9月至11月已批核維修工程內容及跟進情況； 7/9/2017 維修B座32樓後梯外牆剝落紙皮石 環衛工程 已完工 7/9/2017 緊急疏通喉管工程 生記工程 已完工 7/9/2017 緊急維修B座垃圾槽工程 生記工程 已完工 12/9/2017 更換B座天台咸水缸出水閘制及疏通過缸喉管一段 弘峻建築 已完工 12/9/2017 申請進行定期清洗各座食水缸工程 TECHTO 已完工 14/9/2017 更換貴城閣大堂45 號電梯攝影鏡頭火牛 易達電子 已完工 14/9/2017 更換逸城閣大堂鏡頭損壞 易達電子 已完工 14/9/2017 更換暉城閣大堂35 號電梯攝影鏡頭火牛 易達電子 已完工 14/9/2017 更換暉城閣1703單位咸水三叉一個 環衛工程 已完工 19/9/2017 逸城閣2棵傾斜大樹進行檢查 永盛園藝 已完工 24/8/2017 更換A1001室內污水喉、氣喉工程 怡保工程 已完工 21/9/2017 申請安裝奇妙電視解碼及接駁系統工程 易達電子 已完工 3/10/2017 申請更換貴城閣22樓9-16翼電錶房內12位2P錶前制MCB箱工程 錦江工程 已完工 11/10/2017 更換C3321室及C3221內污水喉、氣喉工程 環衛工程 已完工 11/10/2017 更換C座天台咸水缸出水閘制及疏通過缸喉管一段 弘峻 已完工 16/10/2017 更換C座分割器 易達電子 已完工 23/10/2017 申請更換逸城閣3207單位煤氣喉工程 煤氣公司 已完工 20/4/2017 申請更換室內污水喉,清水喉及氣喉工程(A3207至A3307) 環衛工程 已完工 7/11/2017 B座及C座天台水缸底加裝去水喉及疏氣管工程 弘峻 已完工 13/11/2017 申請更換室內污水喉,清水喉及氣喉工程(A1103至A1203) 怡保工程 未進行工程 15/11/2017 更換A座分割器 易達 已完工 29/11/2017 申請更換室內污水喉,清水喉及氣喉工程(A1014至A1214) 環衛工程 已完工 5.5)  報告2017年9月至11月升降機故障事宜； 【管業處葉經理】:表示就本苑升降機事宜根據維修記錄，近月有明顯改善，尤其11月更為明顯，升降機故障次數大幅下降，11月份只有8次緊急維修記錄。升降機服務新合約已經於2018年1月開始，而於2017年12月份已完成年度總檢查，預計在1月份會更新電梯合格證書。 5.6)  管理公司工作匯報； 【管業處葉經理】:表示10月份至12月份工作相對比較緊密，剛剛已經完成聖誕節活動，包括燈飾，派發聖誕禮品，緊接會安排農曆新年之裝飾及屋苑設備之翻新工作。 【管業處葉經理】:表示有關五年期電力檢查，由於早前機電工程署需要到場進行檢查，因此根據機電工程署要求有部分總制房總制燈需要更換，就有關事宜已經完成並且有關照片已經提交機電工程署進行最後批核，相信於1月中可以收到有關証書。 【管業處葉經理】:表示收到有業戶投訴，近日發現有單位於本苑樓層走廊或後梯位置燃燒香燭冥鏹，就有關事宜管理處會發出通告，檢視現時情況，清理現時於走廊或後梯位置放置的雜物及化寶桶。 5.7)  大維修工程工作匯報； 【何玉梅委員】:表示本苑大維修工程保固期將於5月份完結，但缺憾表仍未完成，因此希望要求顧問公司，盡快完善缺憾表。而希望管理公司可以提供意見作為參考。 【管理公司區域經理潘先生】:表示管理公司會安排工程部同事到各屋苑進行勘察，有關勘察會依照屋宇署標準，可以完成後提交法團參考。 【主席鄧耀榮】:補充就有關缺憾表安排，於保固期完結後，顧問公司提交缺憾表，健煒建築有限公司仍然需要進行缺憾表之維修內容，方為完成。另外近日收到勞國華委員提出，要求將本苑之外圍閘門加以改善，由於本苑外圍閘門欠缺門框，而且兩邊門柱較細，經過與健煒建築有限公司進行商討後，健煒建築有限公司表示會進行更改。 6. 各功能小組工作報告及商議事項； 6.1)  保安事務小組； 【司庫鄭蓮冰】：表示由於天氣漸漸轉涼，管理員制服比較單薄，希望管理公司注意。 【管理公司區域經理潘先生】:管理公司已經安排制服公司為本苑訂造冬季大褸，將於下星期初天氣轉涼前會送抵本苑。 6.2)  環境衛生監察小組； 【何玉梅委員】：表示於議程3已經進行商討，未有補充。 6.3)  維修保養小組； 【陳景文委員】表示露天位置石椅由於多年未有進行翻新，生銹情況嚴重會否考慮進行翻新。 【司庫鄭蓮冰】: 表示本苑石椅數量較多，有部分已經損壞，因此建議揀選及棄置殘舊石椅，及重新規劃擺放石椅位置。 【副主席潘樹榮】:表示就司庫鄭蓮冰建議，各委員會安排時間進行巡視。 6.4)  投訴事務小組； 【魏鑑明委員】: 表示已經多月沒有跟進投訴事務小組工作，其本人已於上次會議提出呈辭小組的工作。 6.5)  園藝小組； 【管業處葉經理】:表示新園藝公司已經上任工作，新公司無論紀律及積極性都較舊公司為理想，人手相對更加穩定，整體運作暢順。 【管業處關主任】:表示管理公司與園藝公司巡查時發現A座大門外有棵石栗樹已經枯萎，因此需要報價移除。 【司庫鄭蓮冰】:提醒管理處索取報價時需要清楚列明移除樹木之費用及其他附加費用(例如：清理樹頭及鐵欄) 6.6)  資訊宣傳策略小組； 【主席鄧耀榮】：表示希望往後時間可以透過平台宣傳管理公司日常工作，及匯報特發事件。希望可以增加管理公司的管理資訊。 7. 8. 跟進續議事項； 【何玉梅委員】：表示有關早前會議提及運輸及房屋局獨立審查組來信查詢屋苑消防證書之相關事宜，議決後投票決定只提交屋苑之消防證書。 【管業處葉經理】: 有關早前會議提及運輸及房屋局獨立審查組來信事宜，自提交消防證書後，暫時未收到任何來信要求索取其他文件。 【何玉梅委員】：表示早前會議中提及有關外牆紅外線檢查事宜. 【管理公司區域經理潘先生】:表示本公司會提供勘察報告，但並非紅外線勘察工程，只是基本性質的勘察工作，例如：目視。而就現時情況本苑需要專業勘察公司進行紅外線勘察或敲鑿測試。因此如考慮批出專業勘察公司進行紅外線勘察，本公司可以一併整理為一份專業報告及建議給予法團以作參閱。 【主席鄧耀榮】：表示可以先參考管理公司之勘察報告，再進行商討。 【何玉梅委員】：表示有關小型足球場之安排現時如何。 【管業處關主任】:表示本苑小型足球場之燈光照明系統的位置相對維修比較困難，因此建議重新安裝燈柱，以減少日後之維修費用。 【管業處葉經理】: 補充為安全起見，未有安裝閉路電視的情況下，不建議開放小型足球場，就有關事宜會於過年前提供報價，以供各委員參考。 【何玉梅委員】：詢問有關順豐快遞收件櫃跟進情況。 【管業處葉經理】:有關事宜仍然跟進中，於過年前可進行匯報。 【何玉梅委員】：詢問有關早前未曾支付「怡富」之工程費用事宜。 【主席鄧耀榮】就有關事宜於早前會議中已經進行商討，雖然有關工程單部份欠缺本苑管理公司之申報表，但由於工程公司需要提交之文件已經齊備，而且已經完成有關工程，因此需要支付有關費用。與會委員認同。 其他事項； 8.1)委員魏鑑明向委員會辭去管理委員會委員職務，即日生效。主席接納並指示於本次會議記錄在案。 下次會議日期將另行商議。 是次會議於晚上11時45分結束