美城苑業主立案法團
第五屆管理委員會第七次會議記錄
| 日 期： | 2011年5月24日（星期二） |
| 時 間： | 晚上8時30分 |
| 地 點： | 美城苑業主立案法團會址 ( 逸城閣地下14室 ) |
| 出席者 主席： 鄧耀榮先生 秘書 : 劉志文先生 司庫： 黃詩韻女士 | ||
| 委員： | 陳潮盛先生、陳愛美女士、陳小雲女士、鄭蓮冰女士、張泰華先生、 潘樹榮先生、謝志成先生、黃可明先生、黃高文先生、賴潤霞女士、 李笑霞女士 | |
| 康業服務有限公司 ： | 吳耀德先生 高級行政主任 羅恩源先生 保養工程師 溫文達先生 助理客戶服務主任 | |
| 列席住戶 ： | 黃見歡女士、談婉儀女士、邱玉蓮女士、李慧思女士、 張 生先生、曾詠旗先生、陳景文先生、梁潔芳女士、陳祖超先生、周美珍女士、黃玉芳女士、梅偉倫先生、曹漢簡先生、陸兆銘先生、葉建光先生 | |
| 議程： | ||
| （一） | 通過是次會議議程 | |
| （二） | 通過上次管理委員會會議記錄 | |
| （三） | 商討及議決召開業主大會日期事宜 | |
| （四） | 商討及議決管理公司離場前安排報告 | |
| （五） | 財務審查小組報告 | |
| （六） | 客戶服務監督小組報告 | |
| （七） | 環境工程監察小組報告 | |
| （八） | 其他事項 | |
(一) 通過是次會議議程
一致通過是次會議議程。
(二) 通過上次會議記錄
委員 謝志成先生：第六頁第7行應為管理公「司」。
委員 陳潮盛先生：第六項第3行應為陳潮「盛」。
委員 鄭蓮冰女士：還有一些字有錯，早前已電郵給主席，但未見有修改。
主席 鄧耀榮先生：現在可否提出修正部份？
委員 鄭蓮冰女士：不記得，也沒有帶來。
主席 鄧耀榮先生：有部分錯字不要緊，最重要是會議記錄己寫出重點，沒有問題的話，通過上次會議記錄。出席委員並無反對。
(三) 商討及議決召開業主大會日期事宜
主席 鄧耀榮先生：法團希望可以在2011年6月12日(星期日)舉行業主大會揀選管理公司，但「樂道中學」及「祟蘭中學」均表示當日不能外借場地，「祟蘭中學」曾表6月5日可以，但因時間不足以張貼議程故不適合，假設於6月11日後晚上8時至10時舉行，未知學校方面能否外借場地，請問康業吳主任，晚上借用學校禮堂的機會大不大？
康業 吳先生 ：機會不大，一來學校晚上或會有活動舉行，二來需要特別安排校工留守。
主席 鄧耀榮先生：可否考慮其他例如廣場等地方，但需考慮天氣問題，各委員有否意見？
委員 陳潮盛先生：可否安排星期六晚上。
康業 吳先生 ：可嘗試問一問兩間學校，另外亦曾問過「美林小學」，對方亦表示星期日會有教會活動不便借出。
主席 鄧耀榮先生：那就交托管理處問一問6月11日至6月18日期間的晚上8時至10時，可否借得禮堂予法團。
委員 謝志成先生：我動議，陳愛美委員為不受歡迎人物，原因有三個，第一她曾經在會議期間動手打委員，行為不檢，被警方向法庭提出檢控，她已向法庭承認罪行，被法庭判處罰款、簽保、守行一年。第二不依照開會的議程，騷擾會場，令會議不能順利進行。第三擅自隨時離開會場，是極不尊重會議，亦嚴重影響管委會的聲譽，所以要作出嚴重的警告及譴責。
主席 鄧耀榮先生：作為主席，我是主持會議的，我們尊重每位委員的意願，但每一個行為和動作都應守規矩，有意見應在正常渠道反映。剛才謝委員作出一個動議，有沒有委員和議？
委員 陳潮盛先生：我和議。
委員 黃可明先生：如有人騷擾會議進行應驅逐離場。
司庫 黃詩韻女士：大家都是成年人，應冷靜處理，不應作出滋擾的行為，如果可以的話我希望下次會議動議通過未經法團許可，不可進行錄音或錄影。
主席 鄧耀榮先生：每次開會期間陳愛美委員都不尊重會議，經常自出自入，沒有向會議交代，完全是一個不尊重會議的行為。如果各委員同意的話，現在進行表決，請舉手，11票贊成，1票棄權，一致通過上述動議，對陳愛美提出警告及譴責，及視陳愛美為不受歡迎人物。
委員 陳愛美女士：你剛才的言論我會諮詢律師意見。
(四) 商討及議決管理公司離場前安排報告
主席 鄧耀榮先生：很遺憾，管理公司將於7月後離場，而法團己刊登招標公告，亦有管理公司取標，將於5月28日回標。管理公司離開將會留下很多工作要處理，其中交管理費的安排，一直以來業戶交管理費都是存入康業所開設的戶口，而收據亦是康業抬頭，但7月31日後，管理費將交給誰?不可能7月尾才商討及安排，我們需要盡早發放一些資料給業戶通知將會如何繳交管理費。康業方面會如何安排？
康業 吳主任 ：管理費一向是交給康業的，隨著康業的離場，如何繳交管理費都是交回管委會決定的，無論交給法團還是交給新管理公司，我們都會預先張貼通告通知業戶。而8月份康業將不會派發管理費通知書，同時8月份亦會停止自動轉賬。另外有關應付單據安排方面有2個方案，第一是可協議一個日期為截數日，截數日前康業會代屋苑付款，而截數日後的單據將交由法團或新管理公司；第二個方法是康業仍然繼續接收7月份的單據，直至7月31日止，康業會按照法例規定14日內將所有屋苑的流動資產移交法團，當中會扣起一筆款項以作支付7月份單據之用。另外康業會於2個月內將屋苑收支表、資產負債表、有關單據及帳目交法團聘請的核數師核數。至於現時屋苑的其他服務合約，服務處已通知有關承判商康業將會離場，大致沒有問題，除了消防合約中提及需要康業為美城苑管理才會生效，服務處會再查詢其意願。
主席 鄧耀榮先生：至於收管理費方面，其實管理合約的標書亦有提及，管理公司收到管理費後，將存入法團的獨立戶口，而管理費收據亦會用法團抬頭，將由新管理公司印制。
司庫 黃詩韻女士：有關應付單據安排，我認為截至7月31日會較好，因康業可整理7月份收支表，如果月中截數，擔心新管理公司未必可銜接，其他細節稍後財務小組會與管理處再作商討。
康業 吳主任 ：補充一下，過往數月康業都需要法團提供法團戶口收支單據才可以制訂屋苑的收支表，所以現時各座張貼的仍然是上年12月的收支表。而最近司庫已將截至4月份的法團戶口收支單據交給我們，我們將會盡快做收支表以便張貼大堂，而康業會於截數日(7月31日)的2個月內即9月底前做好收支表交給法團，故此亦希望7月份的法團戶口收支單據能盡早提供。
主席 鄧耀榮先生：康業亦應盡快將單據交財務小組審批。
康業 吳主任 ：當時法團仍未有指出這個問題，然而法團在2、3月間批出這單後，總公司並不是即時可以出票的，總公司由審批到出票是需要約1個月時間的，而在這幾個月我們已盡量避免遲上單。
委員 鄭蓮冰女士：3月12日的會議曾要求康業提交保固金列表，但至今仍未收到。
康業 羅先生 ：有一些資料需要核實，我們會盡快提交。
委員 鄭蓮冰女士：但已很久。
康業 吳主任 ：我們想提交準確的資料。
司庫 黃詩韻女士：請於5月31日前提交，如有未上的單據可另外列出。
(五) 財務審查小組報告
司庫 黃詩韻女士：財務審查小組正整理一份由上年2010年6月20日第五屆管理委員會上場至現時為止的財務對比表。由於上年6月及7月的應付單據仍是上屆法團負責的，故未能即時反映現屆法團的理財成效，直至上年8月開始屋苑收支表才可反映出，就2010年8至12月與2009年8至12月的4個月間對比，法團於工程上以自己的名義招標，經格價後才審批，一些不應有的使費法團已盡量減輕，現屆法團為大家節省多少錢，稍後會給業戶知道。
主席 鄧耀榮先生：據現時的資料所知大約節省了多少錢？
司庫 黃詩韻女士：初步計算大約節省了幾十萬。因為一些工程我們認為暫時無需要做，例如紙皮石工程，我們認為並不急切，故現時已暫停。而更換污水渠方面，同一間承辦商，跟以往的價錢可以相差幾千元。另外今年3月份亦已通過屋苑不會負責康業員工的洗制服費用，以及我們財務小組認為彩色影印是不需要的，故已省卻了；又例如以往的蒸餾水三十多元一支，現時只需十多元一支，稍後會有詳細的報告張貼出來。
(六) 客戶服務監督小組報告
委員 潘樹榮先生：沒有特別報告，這一個月在吳主任帶領下，員工的表現比較進步了。
主席 鄧耀榮先生：有沒有其他報告？
委員 潘樹榮先生：沒有。
(七) 環境工程監察小組報告
委員 謝志成先生：之前清潔話會每3個月洗一次樓層走廊燈，但至今未有洗過。
主席 鄧耀榮先生：因為清潔公司當時表示需要康業的技工協助除下燈罩，我們一直都是批評康業的技工，今晚都是批評康業的技工，工作就是工作，因為真的做得不好。
主席 鄧耀榮先生：有沒有其他報告？
委員 陳小雲女士：沒有。
委員 鄭蓮冰女士：還有單車的問題。
主席 鄧耀榮先生：之前會議已通過了要清理單車，稍後交小組處理。
(八) 其他事項
主席 鄧耀榮先生：請管理處於幾日內將有關新清潔合約的人手、機器及清潔時間表張貼在各座大堂的「改善清潔報告板」上，讓業戶了解。
康業 吳主任 ：知道。
主席 鄧耀榮先生：另外，有幾樣事項需追認的，管委會早前購買了一部錄音筆，價錢是？
委員 陳小雲女士：$798
主席 鄧耀榮先生：現在進行表決，11票贊成，1票棄權，一致通過。
主席 鄧耀榮先生：另一項要追認是現時A座對出花槽安裝了白色圍欄…
委員 鄭蓮冰女士：屋苑財政預算中已有一項改善花槽工程，還需要追認？
康業 吳主任 ：會議上需否進行追認是取決於法團。
主席 鄧耀榮先生：公開和透明度高是好事。
委員 謝志成先生：是否會全屋苑花槽都做？
主席 鄧耀榮先生：按情況，有需要才做，如果樣樣要公平的話就會用盡屋苑的錢。
委員 鄭蓮冰女士：我們原意是由A座對出正門花槽做起，但屋苑只有一個花王，故需要花王淋完花後才有時間做。
委員 陳潮盛先生：為何不是由工程部技工做？
康業 吳主任 ：由於現時屋苑缺少了一名技工，同時之前管理處與法團巡查了屋苑幾次，有很多項目需要跟進，按照時間表預計需要11月尾才能完成，工程部除了要跟進上述項目外，日常還要換燈及修理門隻等工作，故此在花王的能力範圍下安裝一些較矮和較容易的位置。
主席 鄧耀榮先生：的確，環境監察小組巡查後有過百的項目需執修，時間表亦排至11月，如果之前不需要法團推動管理公司亦能做到的話就可值80分了。
委員 謝志成先生：花王做得好，以前除了原有合約包時花外，還需要用$5000買花，但也不及現時屋苑園藝這麼美，亦省很多了錢。
主席 鄧耀榮先生：康業方面有沒有報告？
康業 羅先生 ：報告一下，「保瓦環保工程(香港)有限公司」做了一個節能報告，內容主要提及會在各設施房及樓層走廊安裝節能裝置，以每度電費1元計算，預計每月可節省$13,256，一年可節省$159,072。如果法團同意的話，「保瓦」會再到屋苑詳細量度及計算用電量，從而提交一份較具體的報告和合約交法團考慮。
主席 鄧耀榮先生：他們有什麼要求？
康業 羅先生 ：亦沒有詳細提及，只是講法團同意的話，會再到屋苑進一步量度及計算，才能做到準確的估算。
主席 鄧耀榮先生：康業其他屋苑，有否進行過類似工程，分賬形式又是如何。
康業 羅先生 ：未有，大多是申請政府的資助。
主席 鄧耀榮先生：建議可邀請多2、3間節能公司到本苑進行測試及報價，早前鄭蓮冰委員亦收到一些節能公司的資料，可以引薦到本苑測試，請盡快安排。
康業 羅先生 ：另外早前進行的「固定電力裝置五年檢查」，承辦商已提交故障事項報告，列出了很多需要執修的項目，例如一些配電箱內的接觸點老化，而那些配電箱的型號因太舊已停產，或需更換一個新的配電箱，有些地方亦需要接駁回水線連水線膠牌和補回一些「危險/帶電」的標貼，亦有牽涉總電掣房的總掣老化需更換，三座大廈共有很多執修項目，承辦商初步估價約四十多萬。
主席 鄧耀榮先生：據知以往「固定電力裝置五年檢查」後，工程師會審核故障事項報告中那些項目需要做，那些不需要做。
康業 羅先生 ：我初步與承辦商商討過，報告中有提及一些選擇性執修項目，如B、C座每層的分掣電巴箱加裝隔氣板，但不安裝這項目亦不會影響承辦商簽發後提交至「機電署」的WR2證書。
主席 鄧耀榮先生：請工程師檢查清楚後交環境監督小組審批。
康業 羅先生 ：我會盡快。
委員 鄭蓮冰女士：以往有報告舊衣回收的收入，今次有沒有？
康業 吳主任 ：由於議程沒有管理公司報告，故沒有準備，會於本週六會交財務小組。
委員 黃高文先生：因為有部分委員曾是美城苑業主權益關注協會的成員，當中包括協會的司庫和秘書也在場，變成有雙重身份，需否作出聲明與該協會脫離關係。
主席 鄧耀榮先生：如果你們覺得有需要，便按照自己的要求去做，可在會議作一個記錄。
委員 陳潮盛先生：我也不想有雙重身份，我不想再參與該協會的任何事。
委員 謝志成先生：其實協會並沒有名冊，又何須作出聲明，註冊的只是我和張伯，出信警察牌照科申請取消該協會便可以。
委員 鄭蓮冰女士：你是想申報以後「美城苑業主權益關注協會」的事你無關。
委員 陳潮盛先生：是。
主席 鄧耀榮先生：記錄在案。
主席 鄧耀榮先生：另外有一封信希望吳主任交代一下。
康業 吳主任 ：剛收到一封房屋署給康業的信，內容有關屋苑空格位的處理，其實房署一直持有屋苑空格位的業權。屋苑空格位是指各座地下有蓋的空格地方，包括A座員工廁所對出位置、A座的兩個單車架位置；B座單車架、環保廊、前互委會會址、清潔雜物房、工程部的倉及法團會址隔鄰的儲物室；C座的單車架位置等。當初屋署委託康業管理屋苑時，亦同時將空格位的管理服務交予康業，直至今年5月31日合約完結，康業已向房署表示不會再接管空格位的管理服務，故今天收到房署來信要求將上述的空格位清空交還給他們，而今天已是5月24日，即一個星期後要交還上述位置，由於時間太緊迫，故我們會與房署商討。另我早前亦曾與房署商討過，可否以法團名義以特許的形式租借部份或所有空格位，例如法團會址現時是以象徵式每月$1 租借予法團使用，但未獲正面回覆，法團會否考慮去信房署直接查詢。
主席 鄧耀榮先生：這些事相信全個屋苑沒有一位業主會知道，原來康業是替房署管理屋苑的空格位置。
康業 吳主任 ：更正一下，前法團是知道的。
主席 鄧耀榮先生：但好像沒有在會議記錄提及，因我翻查以往6年的會議記錄也沒有。
委員 陳小雲女士：房署有否繳交管理費給康業？
康業 吳主任 ：沒有管理費的，之前吳經理曾解釋過根據本苑大廈公契空格位和幼稚園都不是一個單位，故此是不需要繳交管理費的。
主席 鄧耀榮先生：上次會提及，我曾諮詢屋苑的法律顧問，法律顧問提醒我們因為上述空格位置是在美城苑範圍內，我們的保險是否包括這些空格位置，故此我們要清楚保險的內容，如果有人在空格位發生意外，責任是房署還是屋苑呢？
康業 吳主任 ：屬灰色地帶，因保單上受保的是屋苑公眾地方，而空格位的業權是房署，但實際例如單車位等是大廈使用的，所以在責任問題上是較為灰色的，而據知房署在這些空格位置上是有一份綜合的保單，但保額是多少就不清楚了。
主席 鄧耀榮先生：就這件事我己把有關資料交給屋苑法律顧問，而法律顧問亦已出律師信予房屋署總部，要求在這件事上作一個解釋，而房屋署總部已回信表示會交由負責美城苑的沙田南區回覆，法團及法律顧問正等待房署沙田南區的回覆。
康業 吳主任 ：房署嚴格執行的話上述空格位未必會讓屋苑使用，因為房署要求清場。
主席 鄧耀榮先生：我們會去信房署要求一個過渡期去處理。
會議於零晨22：15結束。
美城苑業主立案法團
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劉志文 管理委員會秘書
二零一一年七月八日
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此會議記錄同步在家居頻道及法團網頁發放
法團blog網頁 hk.myblog.yahoo.com/maysing43
法團郵箱 maysing43@yahoo.com.hk
法團傳真號碼: 2691 0567
環境工程監察組 客戶服務監督組 聯絡電話: 5114 4929
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